assistant direction H/F - EC158803 L’Assistante de Direction assiste et seconde le Directeur Equipements de Mobilité pour faciliter la mise en œuvre quotidienne de ses missions. Elle prend en charge les tâches organisationnelles, avec une véritable autonomie, en matière de logistique administrative, de questions RH et institutionnelles, recherche les informations et les relaie, apporte toute solution pratique pertinente pour faciliter les missions et responsabilités du Directeur. Activités principales :Optimisation de la gestion de l’activité de la DEM :Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, les fichiers et documents afférents, courriers, notes…Contrôler et piloter le suivi des courriers et de l’agenda du DirecteurPréparer et organiser les dossiers d’aide à la décision ou de présentation des activités de la Direction (Powerpoint, note de synthèse…)Organiser, assister et gérer au quotidien et d ... rée le lien avec les Elus, via toutes les demandes auprès du cabinet pour l’organisation des réunions et rencontres Actions Ressources Humaines :Accompagner et veiller aux procédures RH en tant que référent RH de la DirectionContrôler et transmettre à la Direction Ressources pour la totalité des agents de la direction : congés, absences autres, demandes de formation, ordres de missions, entretiens professionnels, états d’heures supplémentaires, tableau préparatoire Commission consultative, gestion des CET, télétravail, etc… Mettre en forme les fiches de poste de la Direction, en liaison avec la Direction RessourcesSuivre et mettre à jour les tableaux d’effectifs (création, mobilité interne, promotion interne…) et alerter le directeur sur les conséquences éventuelles en termes d’organigrammePlanifier et veiller au respect du calendrier des entretiens professionnels pour l’ensemble de la directionPréparer l’arrivée des nouvelles recrues et accueil : lien avec la RH et Ressources, informatique, bureau, logistiqueExpertise Institutionnelle (Bureau/Conseil) :Rédiger et transmettre l’ordres du jour de la DEM Veiller au bon respect des plannings de production et de transmission des rapportsInjection des rapports avec notes associées et annexes d ... e une fois validation des chefs de services et du DirecteurVérifier l’inscription des rapports d ... re du jour de la DGDMDIVRécupérer les délibérations votées pour classement et diffusionAssurer le suivi de la signature des conventions auprès des communes ou entreprises en lien avec la Direction Ressources Communication et information au quotidien :Organiser, coordonner, centraliser et conserver:Informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.Le courrier électroniqueLe suivi du courriers départ/arrivée (AIRmess et autres)Accompagner et structurer les processus organisationnels de la directionS’assurer du bon format des documents administratifs (fiches visas, courriers…) et veiller à la diffusion des bonnes pratiquesContrôler le respect des consignes générales de la Métropole en termes de formalisme administratifRemplacement sur les tâches urgentes des services Conduite de projets et Points d’arrêts et Projets annexes