POSTE : Gestionnaire de Site H/F DESCRIPTION : L'AECD est à la recherche d'un Gestionnaire de site H/F. Le-la Gestionnaire de site a pour objectif principal d'assurer le suivi administratif et financier des actions et la tenue professionnelle du site d'exécution permettant un fonctionnement opérationnel efficace. Plus spécifiquement, le-la Gestionnaire de site est amené(e) à : 1. Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation Suivi administratif - Assurer le suivi administratif de l'activité de formation professionnelle du site d'exécution - Superviser le fonctionnement administratif du site d'exécution - Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition - Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA - Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS, - Préparer et gérer les états de présence des apprenants - Relayer les informations au Coordinateur pour une prise de décision : présence / absence ; saturation des actions ; comportement inadapté d'un apprenant ; etc. Suivi financier - Préparer les éléments administratifs relatifs à l'élaboration de la facturation des actions - Appliquer la procédure de facturation - Collaborer avec l'équipe opérationnelle dédiée à la facturation 2. Assurer la tenue professionnelle et la gestion du site d'exécution Accueil physique et téléphonique - Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique du site d'exécution - Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats, Gestion logistique - Assurer la gestion logistique du site d'exécution : propreté des différents espaces ; affichages ; sécurité du site ; archivage ; aménagement des espaces ; etc. - Faire remonter les éventuels besoins d'aménagement, via l'outil Helpdesk, au service logistique - Assurer la gestion des stocks du site d'exécution : produits d'hygiène ; produits de papeterie ; etc. - Réaliser les commandes via l'outil Helpdesk auprès du service Logistique - Organiser les ouvertures / fermetures du site d'exécution : gestion des clés - Réaliser et articuler le planning d'occupation des salles Gestion des équipements techniques - Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : salles informatiques ; ordinateurs portables ; tablettes ; vidéoprojecteurs ; téléphones ; etc. - Informer, via l'outil Helpdesk, le service informatique des éventuels dysfonctionnements constatés - Vérifier la conformité et la validité des équipements de sécurité : extincteurs, trousse de secours ; registre de sécurité ; etc. en lien avec le Référent Sécurité de la structure. 3. Accompagner les équipes opérationnelles administratives dans leurs fonctions - Former et accompagner les équipes opérationnelles administratives à appliquer les procédures et utiliser les outils professionnels mis à disposition : SC-Form GALIA ; SAFRAN ; TEAMS ; etc. 4. Assurer le suivi de la démarche Qualité au niveau administratif - Après validation du Coordinateur, mettre en ligne les documents relatifs à la démarche Qualité dans les « dossiers stagiaires » de l'équipe TEAMS - Vérifier et contrôler la complétude des documents administratifs générés par les Systèmes d'Information PROFIL : - Expérience minimum de 3 ans dans le secteur de la formation professionnelle d'adultes - Qualification minimum de niveau 5 dans la filière administrative