Dans un contexte de modernisation des processus administratifs et de sécurisation des flux documentaires, la Régie renforce son organisation et recrute un(e) Chargé(e) de gestion du courrier dématérialisé et d’appui administratif financier. Rattaché(e) à la Direction Financière, vous contribuez activement à la fiabilisation des circuits administratifs et financiers ainsi qu’au pilotage des flux documentaires stratégiques de l’établissement. ---------------------------------------- VOS MISSIONS PRINCIPALES Véritable garant(e) de la qualité du traitement des flux entrants, vous assurez : * La centralisation et l’enregistrement de l’ensemble des courriers entrants * Le contrôle de la qualité de l’indexation (typologie, émetteur, numéro chronologique, entité destinataire) * L’orientation des courriers vers les directions et services compétents * Le suivi de la bonne prise en charge des dossiers par les entités concernées * Le pilotage des circuits de validation, de visa et de signature * La garantie de la traçabilité et de la fiabilité du traitement documentaire * La production de reportings mensuels (volumes, délais, points sensibles) * Le rôle de référent fonctionnel GEC auprès des utilisateurs, en lien avec le service Systèmes d’Information pour les évolutions et paramétrages GESTION DES NOTES DE FRAIS (NDF) En appui aux processus financiers, vous : * Participez au déploiement et au paramétrage de la solution dématérialisée * Assurez le contrôle administratif des dossiers (complétude, conformité des justificatifs) * Suivez les circuits de validation * Relancez les dossiers incomplets * Produisez des indicateurs de suivi (volumes, délais de traitement) APPUI ADMINISTRATIF ET FINANCIER Vous contribuez à : * La sécurisation du suivi des courriers à enjeu financier * L’accompagnement administratif des relances fournisseurs * L’appui opérationnel à la Directrice Financière dans le cadre de projets structurants ACTIVITÉS TRANSVERSES * Accueil téléphonique du siège et orientation des interlocuteurs * Contribution à la qualité de l’image institutionnelle de la Régie Issu(e) d’une formation supérieure Bac +2 en gestion administrative ou administration publique, vous disposez idéalement d’une expérience en environnement administratif et/ou financier. Vous maîtrisez les outils de dématérialisation documentaire et présentez une bonne compréhension des circuits administratifs et financiers. Vos atouts pour réussir sur ce poste : * Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles * Rigueur et sens aigu de l’organisation dans la gestion de flux importants * Capacité à prioriser et à gérer simultanément plusieurs dossiers * Autonomie, fiabilité et respect strict de la confidentialité * Aisance dans la production et l’exploitation de tableaux de bord (Excel ou équivalent) * Goût du travail transversal avec des interlocuteurs variés * Posture professionnelle et sens du service Une expérience en gestion de flux documentaires structurants ou en accompagnement de projets administratifs constitue un réel atout.