RESPONSABILITÉS : 1) Accueil, information et suivi de l'étudiant · Accueillir et orienter les étudiants en les renseignant sur les modalités d'inscription,etc. · Accompagner les étudiants tout au long de leur parcours au sein de l'IUT · Mettre à jour les panneaux d'affichage et communiquer toutes les informations à diffuser sur les outils numériques · Gérer et suivre des dossiers d'admission en lien avec les responsables de formation: réception, tri des dossiers etc · Veiller au respect du « Silence vaut accord » et se fait lanceur d'alerte auprès des enseignants · Communiquer les résultats aux étudiants · Organiser et procéder aux inscriptions des étudiants. 2) Organisation des examens · Organiser et préparer les examens et les rattrapages des diplômes ainsi que les soutenances de mémoire (convocation, logistique, etc.) · Suivre l'assiduité des étudiants de façon hebdomadaire · Gérer la formation dans Pégase : édition des PV de jury, vérification et correction des anomalies, etc. · Éditer tous les documents administratifs pour les étudiants · Transmettre les diplômes aux étudiants 3) Emplois du temps et réservations de salles · Participer à l'élaboration des emplois du temps (envoi et recueil des fiches de vœux des enseignants...) · Modifier les emplois du temps dans l'outil dédié en étroite collaboration avec les responsables de formation et diffuser l'information. · Réserver et gérer les salles de cours ainsi que du matériel pédagogique nécessaire aux enseignements. 4) Coordination, suivi des stages et bilan d'activité · Participer à toutes les réunions nécessaires au bon fonctionnement du département et de l'IUT · Gérer l'organisation administrative du conseil de département et du conseil de perfectionnement (convocations, comptes-rendus etc) · Organiser les élections des étudiants dans les différentes instances · Gérer l'ensemble des conventions de stage du département et renseigner les étudiants et les établissements sur la réglementation en la matière · Préparer les fiches de poursuites d'études préremplies par les étudiants · Saisir les heures complémentaires dans la base de données afin de les mettre en paiement de façon mensuelle. 5) Gestion des projets pédagogiques Aider à chiffrer les besoins et les projets pédagogiques en établissant des devis auprès des fournisseurs du marché ou autre recherche permettant d'établir un montant de budget ou d'une commande (en collaboration avec le chef de département et le gestionnaire financier) PROFIL RECHERCHÉ : Savoir · Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP · Connaissance générale des règles liées à la scolarité, à la formation dans l'enseignement supérieur · Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat · Maîtrise des logiciels de gestion du domaine, des outils informatiques, des logiciels courants de bureautiques, de travail et de communication à distance. · Connaissance de la réglementation relative au tri et à la conservation des archives Savoir-faire et être · Travailler en équipe et en autonomie · Planifier son activité, savoir anticiper · Analyser et gérer les demandes d'information · Disposer d'une aisance rédactionnelle · Gérer la confidentialité des informations et des données · Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode