POSTE : Assistant Gestion Administrative - Suivi Contrats & Maintenance H/F DESCRIPTION : nous recherchons pour notre site de Sainte Soulle un ou une Assistant(e) gestion administrative - Suivi contrats & maintenance Description générale : L'assistant(e) en gestion administrative assure le suivi et la gestion opérationnelle des contrats liés aux équipements et aux prestataires externes. Il/elle est responsable du contrôle des rapports réglementaires, du suivi des interventions de maintenance et de la coordination avec les assureurs et les fournisseurs. Missions principales : - Gestion des contrats - Suivi et mise à jour des contrats de maintenance, de location ou d'assurance - Archivage et renouvellement des contrats selon les échéances - Relation avec les prestataires pour les mises à jour ou les avenants - Contrôle des rapports réglementaires - Vérification et validation des rapports Q18, Q19, Q1, Q4, N5 - Suivi des non-conformités et mise en oeuvre des actions correctives si nécessaire - Transmission des rapports aux parties concernées (internes et externes) - Gestion des sinistres et relation assureurs - Envoi des documents nécessaires aux compagnies d'assurance - Suivi des déclarations de sinistres et des indemnisations - Demande de devis pour réparations - Lancement des demandes de devis auprès des fournisseurs - Comparaison et suivi des offres reçues - Suivi de la réalisation des réparations - Suivi des chariots et des devis à valider - Gestion administrative et logistique des équipements de manutention (type chariots) - Suivi des devis en attente de validation et relances associées - Appels d'offres - Préparation et lancement des appels d'offres pour les prestations techniques ou contractuelles - Participation à l'analyse des offres et au choix des prestataires Compétences requises : - Bonne connaissance des obligations réglementaires (rapports Q18, Q19, etc.) - Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, messagerie) - Rigueur, sens de l'organisation, autonomie - Aisance dans la communication avec les prestataires et les services internes 35 Heures par semaine rémunération suivant profil TICKETS RESTAURANTS APRES 3 MOIS D ANCIENNETE MUTUELLE D'ENTREPRISE PROFIL : DUT HSE expérience un an minimum dans un même poste