Référence CSP: 2025-1805111 POSITIONNEMENT L'assistant.e de département est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif et la responsabilité fonctionnelle du chef de département. Il.elle travaille avec les enseignants et vacataires de l'équipe pédagogique. Le secrétariat est organisé avec 1 personne à temps plein. MISSIONS PRINCIPALES : SECRETARIAT ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE D'UN DEPARTEMENT. L'assistante de département est un élément clé dans sa structure que ce soit pour l'équipe pédagogique, les étudiants mais également l'administration de l'IUT. Elle intervient dans l'accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant. ACTIVITES I - Assurer le secrétariat du département o   Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique). o   Enregistrer et donner suite à toute demande de formation ou d'information, en assurer le suivi. o   Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. o   Transmettre l'information et veiller à l'application de la règlementation, des directives et consignes. o   Communiquer sur les activités et les difficultés avec la responsable administrative et la direction. o   Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements). o   Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances, entretiens de recrutement le cas échéant.). o Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations. o Classer et archiver tous les documents. II - Assister les responsables pédagogiques dans le suivi du BUT o   Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs. Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants. o   Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternants. o   Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE). Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique. o   Superviser la gestion des contrôles, concours et examens, jurys du département. Gérer l'organisation administrative des devoirs surveillés. Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires dans APOGEE. o   Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs.). o   Assurer la gestion des dossiers des vacataires sur la partie « département ».