RESPONSABILITÉS : Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de la Plaine Saint-Denis Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Techniques de commercialisation (TC) Composition du service (effectifs) : 4,5 et 23 enseignants permanents Télétravail : Possible après 6 mois de prise de fonctions Description du poste : missions et activités Assistance administrative : • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département • Saisir, mettre en forme des documents divers • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique • Retranscrire des informations orales et écrites • Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage ...) concernant les formations gérées • Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies) • Classer et archiver les documents • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes • Participer aux opérations logistiques du département Secrétariat pédagogique • Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants • Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants • Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel dédié • Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel dédié • Saisir les notes pour les jurys sur le logiciel dédié • Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite • Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants...), classer et archiver les résultats • Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage • Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants • Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants • Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisions • Participer au maquettage des formations sur APOGEE Gestion des contrats et des conventions de stage • Gérer les contrats de professionnalisation et d'apprentissage en lien avec les partenaires (déclaration des heures...) • Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres...) • Informer les publics adultes (salariés et demandeurs d'emploi) • Rédiger des demandes de congés de formation • Répondre aux sollicitations du SFC • Gérer les dossiers de rémunération ASP des stagiaires sur le logiciel DEFI du Conseil Régional PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances / Savoir Organisation et fonctionnement de l'établissement Organisation du cursus universitaire français Offre de formation de la composante Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique Culture internet Techniques de communication Environnement et réseaux professionnels Savoir faire Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messages Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents Utiliser les outils multimédias et bureautiques Mettre en oeuvre des procédures et des règles Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe Respecter les délais Communiquer et faire preuve de pédagogie Savoir être Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs Capacité d'écoute Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique Etre disponible lors des pics d'activités et être réactif Etre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail