POSTE : Gestionnaire Administratif & Assistant de Direction H/F DESCRIPTION : Agence Immobilière - GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF & ASSISTANT(E) DE DIRECTION Ouest Luberon, Vaucluse (84) CDI Temps plein 4 jours/semaine Type de contratCDI - Temps plein Rythme4 jours/semaine - mercredi au samedi LocalisationOuest Luberon, Isle-sur-la-Sorgue/Gordes, Vaucluse (84) Expérience requise10 ans minimum en immobilier ou notariat RémunérationÀ partir de 28 000 € brut/an + variable + perspectives DisponibilitéDès que possible L'agence Agence immobilière indépendante en reprise, implantée au coeur du Luberon, sur l'un des marchés les plus attractifs de Provence. Nous intervenons sur deux activités complémentaires : la transaction immobilière - biens résidentiels, mas, bastides, propriétés de caractère - et la conciergerie premium. Notre équipe commerciale regroupe 4 à 8 agents dédiés à l'acquisition et à la valorisation des biens. Le dirigeant, assure la direction et la responsabilité juridique de la structure. Dans le cadre de cette reprise, le bon fonctionnement de l'agence repose sur un back-office solide, tenu par un(e) professionnel(le) qui connaît le métier dans ses moindres détails. Le poste Nous cherchons quelqu'un qui fait. Pas qui supervise - qui prend en charge les dossiers et les mène jusqu'au bout. Vous êtes à la fois le pilier administratif de l'agence et l'assistant(e) de direction du dirigeant pour l'ensemble de ses activités, y compris celles relevant de sa holding. C'est un poste à responsabilités réelles, dans une structure à taille humaine, pour quelqu'un qui a envie que les choses fonctionnent bien et qui est fier du travail bien fait. Vos missions 1. Constitution et suivi des dossiers vendeurs -Création de la fiche vendeur dans le logiciel métier et collecte exhaustive des pièces : titre de propriété, situation hypothécaire, diagnostics, documents d'urbanisme, règlement de copropriété, derniers PV d'assemblée générale -Coordination et suivi des interventions des diagnostiqueurs -Vérification de la complétude et de la conformité des dossiers avant mise en commercialisation 2. Création et diffusion des annonces -Rédaction des descriptifs de biens : valorisation des atouts, adaptation au support et à la cible -Publication et mise à jour sur les portails -Gestion des photos, plans, visuels et documents associés à chaque annonce -Suivi des performances et mise à jour des publications 3. Suivi de la commercialisation -Tableau de bord des dossiers en cours, partagé avec les agents commerciaux -Relances et suivi des retours acquéreurs -Gestion des offres d'achat : rédaction, transmission, archivage -Coordination des parties prenantes tout au long du processus de vente 4. Préparation des dossiers notariaux -Constitution complète des dossiers en vue de la rédaction de la promesse ou du compromis de vente -Transmission des pièces aux notaires et suivi des échanges jusqu'à la signature -Vérification du respect des délais légaux : rétractation, conditions suspensives de financement et d'urbanisme -Suivi jusqu'à l'acte authentique de vente 5. Gestion financière et administrative -Émission des factures d'honoraires -Préparation des ordres de virement -Lien avec l'expert-comptable pour la transmission des éléments comptables -Tenue des registres légaux et archivage des dossiers -Reporting régulier de l'activité au directeur : tableaux de bord, volumes, chiffre d'affaires 6. Assistance de direction - Holding -Suivi administratif et juridique courant de la holding : documents, échéances, archivage -Préparation et mise en forme de documents à destination des partenaires extérieurs : expert-comptable, avocat, établissements bancaires -Gestion des agendas, courriers et communications du dirigeant -Coordination des dossiers transverses impliquant l'agence, le pôle conciergerie et les autres structures Profil recherché Expérience et parcours 10ans d'expérience minimum dans l'un des profils suivants : -Gestionnaire ou coordinateur(rice) administratif(ve) de transactions en agence immobilière -Clerc de notaire ou collaborateur(rice) juridique avec forte exposition aux avant-contrats et actes de vente La maîtrise du cycle complet de la transaction - du mandat à l'acte authentique - est indispensable Une expérience dans un contexte de reprise ou de structuration d'agence est un atout apprécié Une expérience en assistanat de direction ou en ge