POSTE : Office Manager H/F DESCRIPTION : L'Office Manager assure le bon fonctionnement opérationnel du site d'Aix-en-Provence et contribue à créer un environnement de travail fluide, accueillant et performant. Il/elle accompagne les équipes, notamment le département e-commerce, sur des missions administratives, pré-comptables et RH, dans un souci de qualité et d'efficacité. Ses missions sont : Assurer la gestion administrative & suivi budgétaire : Assister les départements du bureau dans la gestion administrative et précomptable, en coordination avec la comptabilité et le contrôle de gestion. * Assurer le suivi budgétaire des départements (dépenses, engagements, prévisions). * Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs. * Préparer, vérifier et suivre les demandes d'achats. * Contrôler la conformité des factures avec les budgets et les prestations réalisées. * Suivre l'état des paiements et alerter en cas d'anomalie. * Garantir la cohérence et le bon alignement avec la comptabilité interne et le contrôle de gestion. * Participer à la structuration et à l'amélioration continue des process administratifs du département. Accueil & support administratif : * Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et fournisseurs. * Gérer le courrier, colis, navettes internes et documents administratifs. * Mettre à jour les informations internes (affichages, annuaires, contacts). * Rédiger, formater ou mettre à jour des supports (documents internes, process, notes). Gestion des services généraux & de l'environnement de travail : * Piloter la gestion des locaux : accueil, salles de réunion, espaces communs. * Suivre les prestataires (ménage, sécurité, fournitures). * Superviser la gestion du parc matériel : mobilier, badges, matériel bureautique, équipements divers. * Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des stocks. * Organiser les déménagements internes, aménagements d'espaces et interventions techniques. * Être garant du respect des normes d'hygiène, sécurité et accessibilité. Support opérationnel & vie de bureau : * Répondre aux besoins logistiques des équipes (réservations, matériels, salle, organisation). * Organiser événements internes, réunions, déplacements. * Contribuer à la vie d'équipe, à la convivialité du site et aux actions QVT/RSE. * Être un facilitateur du quotidien et un relais de la culture AromaZone PROFIL : * Bac +2/+3 en assistanat, gestion, comptabilité ou équivalent. * Expérience péalable en office management, gestion administrative ou précomptabilité. * Expérience confirmée en assistance administrative ou office management. * Compétences avérées en précomptabilité : suivi budgétaire, fournisseurs, facturation, paiements. * Bonne compréhension des principes comptables et du contrôle de gestion. * Maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils collaboratifs). * Forte capacité d'organisation, gestion des priorités et autonomie * Rigueur, fiabilité et sens du détail * Polyvalence, proactivité et capacité à résoudre des problèmes * Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (ecommerce, RH, finance, prestataires