Ce poste est proposé dans le cadre d'un remplacement (potentiellement renouvelable). Missions principales Réaliser des tâches administratives inhérentes à la gestion de la vie quotidienne de l'entreprise notamment le traitement du courrier, l'accueil téléphonique clientèle, le traitement des mails, le classement, l'archivage, les contacts prestataires (ex: assurance), l'aide à la comptabilité. Plus en détails : Assistance Ressources Humaines - Saisir les heures travaillées des déménageurs salariés ; - Actualiser, puis tenir à jour le Registre du personnel ; - Classer, imprimer et distribuer les bulletins de salaires des salariés et des journaliers le cas échéant ; - Faire une demande d'intérimaire auprès de notre partenaire spécialisé (si demandé) ; - Éditer les contrats des déménageurs journaliers, les faire signer, les scanner et les classer dans les dossiers numériques et papier correspondants ; Assistance Comptable - Préparer les notes de frais des déménageurs à partir des tickets fournis ; - Trier et classer les tickets (carburants, péages, frais de bouche) ; - Editer sur le logiciel interne les factures des clients et les classer dans les dossiers numériques internes (éventuellement les envoyer par mail ou courrier, après validation) ; - Saisir les règlements des clients sur le logiciel interne à l'entreprise puis éditer les pièces comptables ; - Assister la responsable dans le suivi comptable mensuel (relevé de compte et saisie sur grille Excel) ; - Repérer et relancer les quelques clients en retard de paiement ; Assistance Service clients Assurer l'administration des ventes : contact clientèle (téléphone, email), établissement des devis, suivi chantier et commandes, facturation (enregistrement, relances), traitement des dossiers contentieux (litiges, réclamations), avis clients, etc. - Caler les rendez-vous des visites techniques du responsable avec les clients ; - Préparer les fiches de visites techniques en amont des rendez-vous et saisir les fiches clients sur le logiciel interne à l'entreprise ; - Préparer les documents obligatoires pour les déménageurs (Lettre de voiture) à partir du logiciel interne en lien avec la responsable ou sa collègue ; - Archiver les dossiers des clients à l'issue des prestations réglées ; - Tenir à jour la grille de tarifs pour nos clients professionnels ; - Préparer les fournitures commandées par les clients avant leur venue au bureau. Fonctions supplémentaires possibles selon les profils * Gérer la communication et la promotion de l'entreprise dans 3 domaines d'expertise : Déménagement, Location monte-meuble, Garde-meuble. Plus en détails : - Promotion de l'activité sur les réseaux sociaux - Mise à jour du site internet (photos, textes) - Effectuer de la prospection commerciale au sein des entreprises locales (artisans et professionnels), nationales et internationales, associations, particuliers, clientèle de collectivités et administrations, etc. ; - Être actif lors de salons et manifestations (salons des métiers, artisanat, congrès transport et déménagement...) Expérience dans le transport/déménagement souhaitée Savoir-être Rigueur, autonomie, adaptabilité, discrétion, politesse, ponctualité, sachant travailler en équipe sous la responsabilité des gérants Conditions : SMIC horaire et selon convention classification / expérience / diplôme