Descriptif du poste: Le poste couvre 2 aspects distincts : Le premier est le poste d’accueil de la Congrégation. A ce titre, le Secrétaire en charge de l’accueil aura les missions suivantes : * Assurer l’accueil des visiteurs et des livreurs de la Congrégation * Assurer le standard téléphonique de la Congrégation (filtrer et/ou transférer les appels) * Assurer la vente des objets de piété proposés * Prendre en charge les demandes de messes et d’intentions Le second est un poste de Secrétariat plus classique. Le Secrétaire assistera l’équipe de l’économat de la Congrégation afin d’optimiser la gestion des activités. Il sera notamment attendu de : * Organiser les rendez-vous, gérer des plannings * Concevoir et rédiger des courriers, des notes, etc. * Organiser des déplacements * Préparer et organiser les réunions * Traiter le courrier Outre ces fonctions classiques, il sera confié la prise en charge du suivi complet de dossiers, notamment : * Assurer le suivi des assurances * Appel de cotisations * Suivi des contrats * Suivi des sinistres * Assurer le suivi des reçus fiscaux * Etablir la liste des donateurs * Etablir et envoyer les reçus fiscaux correspondants * Assurer le suivi des loyers * Etablir les appels de loyer (indexation) * Envoyer ces appels de loyer * Suivre les encaissements en lien avec la comptabilité * Assurer le lien avec les prestataires * Suivi des contrats d’entretien et de maintenance * Organisation des interventions Conditions d’exercice de l’activité L’activité de cet emploi s’exerce au sein d’une structure privée non lucrative en relation avec différents interlocuteurs (sites en relation avec le siège, fournisseurs, prestataires, etc.) et services internes (comptabilité, archives, cuisine, services techniques, etc.) Profil recherché: Savoirs théoriques et procéduraux Techniques de secrétariat Méthodes de classement et d’archivage Modalités d’accueil Techniques de gestion administrative Salaire selon la convention collective 1951 (FEHAP)