Descriptif du poste: En lien direct avec le dirigeant, vous serez en charge des missions suivantes : 1. Gestion d’agenda complexe et mouvant * Planification et réorganisation des rendez-vous (internes, clients, institutionnels, presse, etc.). * Arbitrage des priorités et gestion des imprévus (annulations, urgences). * Coordination avec les autres agendas (membres du CODIR, partenaires). * Anticipation des besoins logistiques liés aux déplacements ou réunions (documents, personnes, lieux). 2. Organisation de réunions stratégiques * Préparation et envoi des ordres du jour. * Convocation des participants, réservation des salles, préparation des outils. * Supervision des comptes rendus, suivi des actions décidées. 3. Gestion des communications (interne & externe) * Aide au filtrage des mails selon des règles préétablies. * Aide éventuelle à la rédaction de mails ou courriers sensibles (institutionnels, juridiques, RH…). * Représentation du dirigeant lorsqu’elle n’est pas disponible. * Communication en son nom dans certains cas (ex. : gestion de crise, remerciements, refus diplomatiques). 4. Suivi administratif et coordination projets * Gestion de documents sensibles : contrats, notes internes, documents confidentiels. * Archivage, classement des documents divers par projet et/ou thèmes à définir en commun. * Interface avec les services internes en cas d’absence (RH, finance, communication, commercial, marketing, opérations). 5. Organisation des déplacements professionnels * Réservation de billets (train, avion), hôtels, transports locaux. * Préparation des notes de frais. 6. Soutien sur des dossiers ponctuels ou stratégiques, et coordination projets * Aide au suivi de la « To do List » : suivi et rappel des actions des principaux projets menés par la dirigeante * Aide au suivi du tableau de bord (indicateurs…) * Participation possible à certaines réunions * Préparation de présentations et rapports, à la demande * Revue de presse sectorielle, veille concurrentielle 7. Soutien personnel et gestion de l’interface vie pro / vie perso * Prise en charge de certaines tâches personnelles (discrètement) : agenda familial, demandes personnelles diverses. * Coordination du planning pro avec les contraintes personnelles (vacances, anniversaires, obligations familiales). * Organisation d’événements personnels liés à la fonction (cocktails, dîners officiels). 8. Fiabilité, discrétion et posture de confiance * Traitement d’informations confidentielles et stratégiques * Positionnement de « relais » ou de « filtre » pour soulager le dirigeant * Capacité à faire remonter les sujets sensibles avec diplomatie Profil recherché: COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHEES Organisation & priorisation * Capacité à gérer l’urgence et l’important en même temps. * Sens de l’anticipation, du détail et du timing. Communication & diplomatie * Maîtrise de la communication écrite et orale (syntaxe, ton, image du dirigeant). * Discrétion, loyauté, confidentialité absolue. * Tact, finesse relationnelle, capacité à dire non avec diplomatie. Réactivité & autonomie * Prise d’initiatives dans les moments clés. * Résolution autonome de problèmes simples à complexes. Maitrise des outils bureautiques et numériques * Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, outils de gestion de projet. * Outils de réservation, CRM, plateformes de messagerie. Maitrise de l’anglais QUALITÉS PERSONNELLES ATTENDUES * Loyauté et discrétion, parfois sur des sujets très sensibles. * Fiabilité : aucune place à l’erreur sur les rendez-vous, documents confidentiels… * Souplesse et adaptabilité : gestion de l’imprévu, horaires parfois extensibles dans des cas exceptionnels * Sens du service et du soutien, sans posture d’exécutant : être force de proposition. * Capacité à travailler en binôme étroit avec la dirigeante * Proactivité et autonomie dans un contexte où l’anticipation est clé * Rigueur, esprit d’initiative, aisance relationnelle * Attachement à la qualité du travail CONDITIONS PROPOSÉES * Type de contrat : CDI à temps partiel (50 %, à adapter selon dispon