Description :   INTITULE DU POSTE   * Grade : Adjoint Administratif * Fonction : Secrétaire du directeur du Personnel et des Relations Sociales * Affectation : Direction du Personnel et des Relations Sociales     CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT   * Diplôme minimum : Bac secrétariat ou équivalent * Expérience souhaitée en secrétariat de Direction et / ou en ressources humaines     CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE   * Encadrement :   Responsable hiérarchique direct : Directeur du Personnel et des Relations sociales   * Liaisons hiérarchiques :   Directeur du Personnel et des Relations sociales   * Liaisons fonctionnelles :   Ø  Ensemble des secteurs de la DPRS (secteurs paie, Recrutements, Carrière et Formation continue, santé au travail), Directions fonctionnelles, Direction des soins, Encadrements et agents du CHIELVR Ø  Partenaires sociaux Ø  Partenaires et organismes extérieurs   * Quotité de temps :   Poste à temps plein sur une base de 1 589 heures travaillées Horaires de travail : à la journée du Lundi au Vendredi     MISSIONS GENERALES   Assurer le secrétariat du Directeur du personnel et des relations sociales et un appui auprès du personnel d'encadrement de la direction.                     MISSIONS SPECIFIQUES   * Accueil physique et téléphonique de la direction * Réception et ventilation du courrier de la direction, suivi des courriers signalés, * Ventilation des revues, des notes d’information, des parapheurs au sein de la direction, * Recensement des agents de la direction en cas de mouvement de grève, éditer note de services, décision assignation, tableaux des suivis, tableau pour la paie * Gestion de l'agenda du directeur, * Organisation et préparation (convocation, préparation des dossiers, réservation de salle) des rendez- vous / réunions du directeur, * Rédaction - mise en forme de courriers, de comptes-rendus, notes de services * Classement, archivage de documents de la direction, * Instances consultatives (Formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail) : préparation et gestion des séances (ordre du jour, documents, questions diverses, quorum, salle de réunion), rédaction et suivi des procès-verbaux,   Profil recherché : COMPETENGES SPECIFIQUES AU POSTE   Connaissances requises :   * Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d’un établissement hospitalier, * Expérience dans le domaine du secrétariat, de la gestion de dossiers, * Bonnes connaissances des règles d'orthographe et de grammaire, * Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook.   Qualités professionnelles requises :   * Méthodique, organisé et rigoureux * Aptitudes relationnelles et d’écoute * Capacité de rédaction * Esprit d’initiative et d’autonomie * Force de propositions et d’alertes * Diplomate