[49210] Centre Hospitalier de Villefranche de Rouergue Horaires de travail, Cycle de 39h00 hebdomadaires, répartis du lundi au vendredi soit 7h48 par jour ; variable en fonction des besoins, avec ouverture de droit à congés de récupérateur de temps de travail (RTT), calculés au prorata du volume d'heures travaillées dans l'année (19 RTT/an pour un agent à temps complet sans arrêt de travail) du lundi au vendredi. Ni gardes, ni astreintes. Coordination/responsable des secrétariats médicaux -Mettre en oeuvre et ajuster les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés. -Le coordonnateur définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chaque secrétaire médicale compte tenu de leur affectation ; -Fixer les objectifs à l'équipe, élaborer le programme de travail et en assurer la coordination afin d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail ; -Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical ; -Organiser l'arrivée des nouveaux agents, de stagiaires ; -Gérer quotidiennement les équipes ; -Gérer les effectifs (gestion des candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ; -Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti ; -Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales ; -Évaluation annuelle des agents (recueil des besoins en formation des personnels des secrétariats. -Participer aux audits, enquêtes, EPP (Evaluation Pratiques Professionnelles), CREX (Comité Retour Expérience), RMM (Revue Mortalité Morbidité) et différents traceurs, s'impliquer dans la gestion des risques ; -Appliquer les procédures et protocoles institutionnels ; -Signaler spontanément et sans délai, tout évènement indésirable, non-conformité pouvant nuire à la qualité ou sécurité des soins ; -S'investir dans la préparation de la certification HAS et participer à la certification HAS ; -S'assurer de la formalisation et de la diffusion aux usagers des plages de consultations publiques et privées ; -Assurer la gestion des demandes d'accès aux dossiers médicaux des patients. Gestion de projet -Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité. Proposer les organisations cibles ; -Contrôler et suivre la qualité des prestations, dans son domaine d'activité ; -Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application -Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ; -Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration ; -Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travail pour la bonne mise en oeuvre des organisations des secrétariats médicaux. Description du profil recherché: Prérequis : - Connaissance approfondie en secrétariat médical ; - Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques. Connaissances : - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement institutionnel et de la Fonction Publique Hospitalière ; - Connaissance de la législation hospitalière et de la gouvernance médicale, dans son domaine d'activité ; - Bureautique et techniques de secrétariat médical ; - Gestion des ressources humaines. - Savoir- faire : - Conduite de projets ; - Techniques de communication et de négociation ; - Méthode et démarche Qualité ; - Techniques d'animation d'équipe, savoir fédérer ; - Management transversal ; - Capacité de rédaction et de synthèse ; - Élaborer et analyser des outils de pilotage ; Qualités professionnelles : - Loyauté ; - Respect du secret professionnel ; - Discrétion professionnelle ; - Rigueur et efficacité ; - Respect des règles institutionnelles ; - Qualité d'écoute et de discernement ; - Qualités relationnelles ; - Sens du travail en équipe, capacité à déléguer et à mobiliser ; - Capacité à faire du lien et à faire du « reporting » ; - Savoir assumer des responsabilités, arbitrer, se positionner ; - Expression écrite et orale aisée ; - Qualité du contact humain ; - Impartialité et équitable. Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour