RESPONSABILITÉS : Le CH Gérard MARCHANT à Toulouse recrute un(e) Secrétaire Médicale pour l'unité Pôle Rive Gauche A26 à temps plein. Missions : • Accueil téléphonique, orientation des usagers vers les professionnels de la structure • Prise de notes et réalisation des comptes rendus de réunions. • Contrôle et mise à jour des données des Dossiers Patients dans Cortexte • Collaboration avec le médecin et l'équipe pluridisciplinaire sur l'élaboration, le suivi, et la remontée des indicateurs d'activités. Mise à jour des tableaux de suivis d'activité Activités principales : • Accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires • Transmissions des informations à relayer rapidement aux membre de l'équipe • Réalisation de transmissions écrites sur le logiciel Cortexte pour informations importantes concernant un usager • Vérification de la boîte mail de la structure • Rédaction de l'ordre du jour des réunions avec encadrement et médecin • Préparation de l'ordinateur/power point et matériel de visio-conférence au besoin. • Participation aux réunions avec prise de notes, rédaction du compte rendu et diffusion après validation médicale et de l'encadrement ; • Création, saisie, mise en forme et suivi de documents : dossier médical, rapports, courriers, comptes rendus médicaux si besoin... • Création, saisie et contrôle du contenu du Dossier Patient Informatisé (Cortexte) ainsi que du dossier papier • Classement et archivage des dossiers médicaux • Mise à jour des données identito-vigilance, questionnaires obligatoires (Rimp socio Démo) • Traitement et mise à jour des courriers (Scanner tous les documents externes), dossiers, documents médicaux : enregistrement, tri, diffusion, classement ; • Vérification des actes/VAD du jour • Organisation rdv médecins (cartons rdv, AT aux usagers) et inscription de rappels sur planning des médecins cortexte pour les programmes de soins -> date des renouvellements sur logiciel planipsy • Transmission des ordonnances par messagerie sécurisée aux pharmacies, IDEL, ... • Récupérer documents médicaux (CR bilan biologique, ordonnances de sorties, CR hospitalisation, ...) (ponctuel) • Réception candidatures • Gestion du courrier • Mise en forme du rapport d'activité ; • Commande de fourniture/ Cerfa/ carton de rdv/ plaquette de présentation/ cartouches/ imprimante... PROFIL RECHERCHÉ : Compétences Requises : • Savoir accueillir au téléphone et physiquement les usagers et professionnels avec respect et bonne humeur • Renseigner ses interlocuteurs téléphoniques internes et externes en respectant le secret professionnel • Savoir les orienter et filtrer les appels ou demandes au besoin ; • Respecter le secret médical • Connaitre ou apprendre les procédures des droits des patients (accès Dossier Patient Informatisé, Programme de Soins, Certificats médicaux obligatoires ...) • Connaître les outils informatiques et les logiciels métiers ; • Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autocontrôle dans le travail ; • Savoir prendre des notes, rédiger et présenter un document de façon autonome et correctement orthographié ; • Analyser, synthétiser, évaluer et transmettre les informations utiles à la prise en charge ; • Transmettre et partager aux collègues ses connaissances/ses expériences professionnelles participant à l'amélioration des pratiques et organisation de service en accord avec l'encadrement et les médecins; • S'intégrer et s'impliquer au sein d'une équipe afin de répondre à des objectifs professionnels communs (collaboration, circulation des informations pertinentes...) ; • Savoir être adapté à la pratique professionnelle en psychiatrie et aux situations rencontrées ; • Donner des informations claires aux usagers dans la limite de son champ d'activité. • Modalités de recrutement : • Grade : Secrétaire Médicale • CDD renouvelable • Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière après reprise de l'expérience professionnelles • Reprise d'ancienneté effectuée. • Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et VélÔToulouse. • CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture. • Congés annuels : 25 CA + 3 CA soumis à conditions et RTT (entre 14 & 19 jours selon la catégorie professionnelle). • Dispositif d'accompagnement personnalisé à l'installation pour les nouveaux arrivants sur la région toulousaine (logement, démarches administratives, intégration professionnelle et familiale et découverte de la nouvelle ville). • https://www.ch-marchant.fr/web/Gerard_Marchant/214-travailler-au-chgm.php