POSTE : Coordinateur Prestations de Services Bilingue Anglais H/F DESCRIPTION : vous souhaitez intégrer le leader de la gestion de patrimoine immobilier alors postulez ! En tant que Facilities Coordinator, vous êtes en charge de la gestion des prestations de services FM (hard et soft) pour notre client, ce qui inclut : la gestion et le contrôle de l'ensemble des installations privatives ainsi que la coordination des équipes internes et des prestataires extérieurs. Un site à gérer en France : environ 3.000 m2. Opérationnel : - Equipe à gérer sur site : deux réceptionnistes (externes) et un factotum en temps partiel. - Gestion et support des équipes de la réception afin de garantir le bon fonctionnement des activités tels que : la bonne gestion des badges, la réception et envoie des colis, l'accueil des clients, suivi des réservations des salles de réunions et des événements - Maintenir un haut niveau de service. - Gestion des surfaces. - Garantir le bon roulement des stocks sur site. - Suivi des accès, contrôles d'accès et autorisations des occupants (nouveaux arrivants et sortants). - Gestion de la GMAO (inventaires équipements, plans et gammes de maintenance, suivi des interventions). - Être l'interface entre le client et les services techniques en charge des parties communes ou privatives - gestion des demandes d'intervention et suivi des interventions. - Support et coordination des équipes lors des événements sur site. Gestion des prestataires : - Planifier, superviser et diriger les prestataires qui assurent les interventions FM sur site dans le respect des règles de sécurité (prestations soft et hard). - Planifier et procéder à des contrôles réguliers, inspections de routine et suivi des procédures par l'équipe sur site. - Gestion et préparation des contrats annuels avec les prestataires récurrents afin de garantir le bon respect du cahier des charges et des normes de sécurité. - Contrôler et superviser les sous-traitants, établir des devis dans le cadre des interventions hors contrat - interventions contractuelles, travaux et projets ponctuels. Relation client : - Garantir le respect des SLA/KPI selon le planning de Maintenance des équipements et tickets réactifs. - Assurer la relation client et le suivi opérationnel. - Gestion des demandes clients. - Support dans la gestion de projet du client. - Être force de proposition pour les projets annuels et pour des axes d'améliorations du fonctionnement des équipements sur site. - Assurer le reporting des incidents en interne sur la plateforme dédiée. - Réalisation des démarches nécessaires pour obtenir les autorisations de certaines interventions sur site. - Participer aux réunions clients. Finances : - Garantir un suivi régulier des budgets avec les équipes. - Validation des devis. - Création de bons de commande et suivi de la facturation prestataire. QHSE : - Garantir la conformité réglementaire sur site. - Effectuer les déclarations QHSE mensuelles, les auto-évaluations QHSE pour le site client, les déclarations de situation à risques (Harbour). - Animer les causeries mensuelles. - Participer à l'élaboration des plans de prévention. - Effectuer la formation QHSE pour les nouveaux arrivants. GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap. 37000 € - 40000 € / année PROFIL : Vos Interactions Internes : Equipe sur place, client, employés. Externes : Soft : Prestataires : machines à café, paniers des fruits, fontaines à eau, dératisation, ménage, papier confidentiel, réception, événements, propriétaire du bâtiment Hard : Onduleurs, clims, système de détection incendie, tableaux électriques (entretiens et contrôles réglementaires), entretiens des contrôles d'accès et des équipements de vidéosurveillance. Compétences requises : Vous avez été amené(e) à gérer des sous-traitants. Anglais courant COMPETENCES COMPORTEMENTALES / RELATIONNELLES : Bon relationnel Autonome Proactif(ve) Réactif(ve) Goût pour le travail en équipe Apporter de l'innovation sur l'activité du site Organisé(e) Compétences de priorisation Enthousiaste, accessible, serviable, discret, solutionneur de problèmes Gestion de projet COMPETENCES MANAGERIALES - MANAGER DES ÉQUIPES ET/OU DES PROJETS : Être capable de gérer des petits projets Contactez Isabelle LE LOUETTE