Description du poste  Bonne maitrise de la gestion des informations internes et externes  Suivi et organisation des instances de l'établissement  Traitement de l'ensemble des activités de secrétariat de direction Missions  Assurer le secrétariat de direction : o Préparation et prise de notes, comptes rendus, rapports, documents institutionnels, o Gestion des agendas des 4 directeurs (Directeur, Dir adjointe, Dir Qualité, AAH) o Suivre les enquêtes nationales et départementales, en mobilisant les contacts nécessaires o Suivi de la mise en œuvre des documents institutionnels (projet d'établissement, rapport d'activité, etc.), en lien avec le secrétariat Qualité pour ce qui relève des documents afférents. o Accompagner la Direction sur les projets structurant l'établissement, o Structurer les nouveaux processus : gestion des tableaux de bord et leur suivi (dépôts de plaintes - police, enquêtes administratives.) o Identifier les axes d'optimisation pour assurer une veille documentaire permettant d'éclairer la décision de la direction  Accompagner l'équipe de direction dans la tenue des plannings des services de référence,  Suivre et organiser les instances, manifestations et évènements au sein de l'établissement : o Organisation et soutien logistique (planification, invitation des participants, recensement des documents, propositions d'ordres du jour, préparation des dossiers, etc.) o Rédaction des compte rendus, o Suivi des mouvements de grève et transmission des données  En lien avec les services départementaux : o Être Référent sur le suivi des archives du CDEF, o Gestion et actualisation de la base de données informatique, du classement des documents o Être référent sur la mise en œuvre du système d'information en lien avec la direction des solutions numériques o Relayer les informations demandées sur les sujets structurants.  Être force de propositions dans l'amélioration de la communication institutionnelle, en interne ou à l'externe Savoirs requis  Être force de propositions,  Être sensibilisé aux statuts de la Fonction Publique et plus spécifiquement de la Fonction Publique Hospitalière.  Disposer de capacités rédactionnelles Savoir-faire requis  Maitriser Word : documents types, publipostage, respect d'une charte graphique,  Maitriser Excel : tableaux croisés dynamiques, formules,  Capacité à utiliser un logiciel de mise en page ou de publication  Savoir manipuler des données, les analyser et en réaliser une synthèse. Savoir-être requis  Faire preuve de loyauté et sens du service,  Anticiper et être réactif  Rigueur et sens de l'organisation,  Excellentes capacités de communication et de travail en équipe avec différents interlocuteurs internes et externes.  Être en mesure de rappeler les informations importantes et transmettre les messages Expérience souhaitée 2 à 5 ans Autres formations Diplôme secrétariat souhaité Poste à 39h Salaire à définir selon expérience.