Description : * ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL -Secrétariat situé au -1 de l’Hôpital des enfants -Fonctionnement autonome/poste seul/ collaboration avec les auxiliaires de puéricultureset l'équipe médicale -Polyvalence, polycompétence sur l’ensemble des activités relatives à la filière de rééducation pédiatrique -Fermeture de service 3 semaines en été / fermeture pont de l’ascension et fermeture pour Noël. Il est demandé de privilégier la pose des congés sur ces périodes de fermetures * MISSIONS -Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers. -Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations par mails…). -Programmer les hospitalisations et séances de soins. -Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. -Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information. -Participer à la commission des admissions (Staff/RCP) et saisir les informations relatives aux dates prévue d’entrées/sorties via un tableau - Assurer la bonne gestion des transports par le biais du correspondant de la société * ACTIVITES >ACCUEIL - Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients) - Coordonner la gestion administrative des programmations avec le service des admissions en organisant les pré-admissions - Prise de rendez-vous pertinente pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des intervenants multidisciplinaires (tenir compte de la pathologie du patient pour lui donner le rendez-vous avec le spécialiste identifié (kinésithérapeute, ergothérapeute, psychomotricien, éducateur jeunes enfants et psychologue) – Planning partagé Excel >OPTIMISATION DE LA GESTION ET COORDINATION MÉDICO-PARAMÉDICO-ADMINISTRATIVE - Gestion des agendas des intervenants pluridisciplinaires - Coordination des programmations et des séances de soins liées à la prise en charge médicale - Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire (30 minutes de transmissions en équipe par jour le matin) >GESTION ET SUIVI DES ÉLÉMENTS DU DOSSIER PATIENT - Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance - Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire - Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient >CONCEPTION ET RÉDACTION DE DOCUMENTS RELATIFS À SON DOMAINE D’ACTIVITÉ - Prise de notes, saisie, mise en forme de documents - Traitement des courriers (lettres de liaisons et bilans des équipes paramédicales) - Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance   Profil recherché : * ACTIVITES SPECIFIQUES : x Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...) COMPETENCES REQUISES : TECHNIQUES -Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, DxCare, DxPlanning, Spark, Excel, Excel, Google agenda) - Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences -Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc. -Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité -Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences   ORGANISATIONNELLES -Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences -Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle - Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement -S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement -Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat) RELATIONNELLES  -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical -S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone -Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles -Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel