RESPONSABILITÉS : LE POSTE ET LES MISSIONS Votre mission principale ? Vous serez chargé d'assurer l'assistanat de la direction de l'UFR, de la Responsable Administrative et financière et du secrétariat général de la Faculté des Lettres et Sciences Humaines site de Brest. Vos activités ? - Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la structure (enseignants -chercheurs, personnels, étudiants, partenaires, etc.). - Vous gérez le courrier (arrivées - départs), la messagerie, les plannings (rendez-vous et réunions du directeur et de l'équipe de direction). - Vous organisez la logistique des réunions internes/ externes et des déplacements. - Vous participez à la préparation et au suivi des Conseils de faculté. - Vous organisez et participez au protocole. - Vous renseignez les contrats ou conventions en relation avec les services concernés et les différents partenaires et organisez le circuit de signature des documents. - Vous suivez certains dossiers et relancez les interlocuteurs internes et externes (appels à projets, etc.) - Vous saisissez et mettez en forme des documents divers (courriers, compte- rendus de réunions, etc.). - Vous renseignez des tableaux de bord selon les instructions reçues. - Vous tenez et mettez à jour les bases de données dédiées à la gestion. - Vous réalisez les opérations de gestion courante. - Vous diffusez les informations internes et externes relatives au fonctionnement de l'unité. - Vous assurez la gestion administrative des campagnes de recrutement et de sélection des personnels de l'UFR. - Vous gérez les horaires et congés des personnels administratifs (application dédiée Orhis). - Vous accueillez les nouveaux personnels (accès parking, les codes copieurs, les remises de clés). PROFIL RECHERCHÉ : VOTRE PROFIL Titulaire d'un niveau diplôme homologué niveau 2, vous maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l'utilisation de logiciels. Vous avez idéalement une connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur (et des dispositifs de formation) et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures. Vous devrez faire preuve d'écoute, de réactivité et d'adaptation face aux sollicitations d'un public varié. Vous appréciez être polyvalent(e) et multitâches. Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités et les documents dans des fichiers partagés. Vous avez de réelles capacités rédactionnelles et êtes à l'aise avec des données chiffrées. Doté(e) d'un excellent relationnel, vous avez le sens de l'accueil et aimez travaillez en équipe.