POSTE : Office Manager Cabinet d'Architecte Paris 11° H/F DESCRIPTION : Environnement Aux côtés du dirigeant Fondateur (Architecte du Patrimoine) et d'une équipe passionnée, vous participez à la structuration et au déploiement d'un Cabinet d'Architecture consacré à des opérations de protection, d'entretien et de restauration de monuments historiques et de sites patrimoniaux relevant d'une clientèle institutionnelle et/ou privée (HNWI). Responsabilités L'Office Manager (H/F) apporte un soutien complet au Dirigeant dans la gestion quotidienne des activités administratives et opérationnelles du cabinet. En collaboration étroite avec le Dirigeant, il/elle met en place les process, les déploie et veille à leur bonne exécution. Véritable pivot auprès du Dirigeant, l'Office Manager organise la vie du bureau, veille à sa bonne administration et participe activement au suivi des chantiers. Missions principales : - Accueil physique et téléphonique des visiteurs, support auprès des collaborateurs - Gestion des agendas : planification des réunions, organisation des déplacements et suivi des rendez-vous - Interfaces avec les différents partenaires et prestataires (avocats, cabinet comptable) - Assistanat administratif général : rédaction de courriers, comptes rendus, notes internes, instruction et classement des dossiers, archivage - Gestion quotidienne du bureau : fournitures, maintenance des espaces de travail - Gestion des dossiers des appels d'offres : collecte des informations, préparation et mise en forme des documents administratifs, traitements et suivi - Correspondances avec les parties prenantes (maîtres d'ouvrages, entrepreneurs, ingénieurs, sous-traitants, architectes) - Support à la coordination des chantiers : visites sur site, suivi des situations, interfaces avec les clients - Traitement de la facturation : établissement de notes d'honoraires et états récapitulatifs, lien avec les tiers (Économiste, prestataires), enregistrement sur les - Portails administratifs (ex : Chorus), suivi des règlements, relances Processus de recrutement Selon vos disponibilités et celles du Client, notre processus de recrutement peut s'étaler sur moins de trois semaines : - Examen et préqualification par le Cabinet - Entretien exploratoire (téléphone ou visio) avec notre consultant - Échanges en présentiel au Cabinet à Paris - Identification des points-clés de la candidature, recommandations - Rencontre(s) avec le Client sur site - Accompagnement / coaching personnalisé tout au long du processus - Retour rapide et débriefing PROFIL : Profil recherché : - Formation Bac +3 - 2 à 8 ans d'expérience en tant qu'Office Manager ou Assistant(e) de Direction dans des environnements Architecture, Construction, Bâtiment ou dans des environnements rapides en structuration (exemple : Start-ups) - Expérience et/ou forte appétence pour l'Architecture obligatoire Compétences techniques : - Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint) - Excellentes qualités d'expression (écrit, oral) - Qualités de communication - Goût pour les chiffres - Culture du feedback / reporting - Anglais courant Compétences personnelles : - Excellente présentation - Éducation et savoir-vivre - Esprit de service - Sens de l'organisation - Polyvalence et rigueur - Réactivité et respect des délais - Sens du relationnel - Discrétion - Appétence pour l'Architecture, l'Histoire de l'Art et la Culture. Divers : Prise de poste : 1er semestre 2025 Rémunération : selon expérience