Notre contexte : Rattaché au Groupe IGENSIA Education, et implanté à Paris, Lyon, Toulouse, l'ISCPA dispense des formations professionnalisantes à travers ses trois filières : communication, journalisme et production. Les débouchés sont nombreux : industrie culturelle (TV, cinéma, musique, jeux vidéo, spectacle vivant), journalisme (TV, radio, presse et web), relations presse, publicité, événementiel, stratégie médias, lobbying. Les étudiants de l'ISCPA aspirent à travailler en agence, chez l'annonceur ou dans les médias. https://www.iscpa-ecoles.com/ Vos missions seront les suivantes : Gérer le suivi administratif et financier de la formation · Réalise l'inscription et le dossier administratif des apprenants · Vérifie et/ou réalise l'affectation des apprenants aux modules de formation identifiés · Gère les présences et absences · Édite et envoie les convocations, résultats des examens et attestations de réussite · Collecte, saisie et vérifie les notes et établit des tableaux de suivi pour la diplomation · Contrôle et saisit les factures des intervenants - Établit le planning des jurys et positionne les présidents de jurys sur des sessions- Participe à la récupération des problématiques de mémoire et les projets professionnels et les transmet aux jurys concernés Assurer l'organisation opérationnelle de la formation · Met à jour l'emploi du temps du formateur et des apprenants · Déclenche les commandes de badges pour les apprenants · Gère les réservations de salles et l'accueil logistique d'une session de formation en présentiel et en distanciel · Contrôle, renseigne et met à jour les effectifs réels des promotions pour les emplois du temps et la gestion des salles sur l'année · Met en œuvre les sessions d'examen écrits et oraux · Gère les sessions de rattrapage et de redoublements · Réalise les enquêtes statistiques demandées, le cas échéant - Gère l'inscription et l'affectation des apprenants sur les formations et apporte une aide au montage des dossiers administratifs si besoin- Collecte les feuilles d'émargement, contrôle les présences et absences des apprenants et édite le relevé des absences- Suit et met à jour la progression des apprenants (notes, acquisition des compétences, etc.)- Remplit et suit les documents de fin de formation (bulletins de compétences, bulletins de notes, attestations de réussite, etc.) et vérifie l'exactitude des données transmises; prépare les suppléments aux diplômes, feuilles d'émargement, scanne les diplômes/titres et les rattache à chaque apprenant dans winscription Participer à la promotion de la formation et à l'accompagnement de l'apprenant · Réalise l'accueil physique et téléphonique des différents publics, la gestion du matériel · Participe à l'organisation et le déroulé des journées de rentrée en lien avec le responsable de formation · Accompagne les apprenants dans les démarches administratives, disciplinaires et de financement · Informe et traite les litiges et difficultés de premier niveau des apprenants (avec les entreprises, avec les formateurs et avec les autres apprenants) en lien avec les équipes pédagogiques et le directeur d'activité. Pour vous épanouir et soutenir notre croissance, il vous faudra : - disposer d'une expérience significative sur un poste d'assistanat /gestion administrative et financière, réalisé idéalement dans le secteur de la formation professionnelle et/ou de l'enseignement supérieur. - vous avez enrichi vos compétences en matière de maitrise des outils bureautiques (pack office (Word, Excel, Powerpoint) et Office 365), d'organisation, de rigueur et de gestion d'activités multiples. Vous avez aussi développé votre sens de la communication et de grandes qualités d'écoute pour et avec des interlocuteurs divers. Vous êtes à l'aise avec les chiffres. - des capacités d'organisation, gestion des priorités, rigueur, réactivité - Une connaissance de la règlementation de la formation professionnelle en vigueur serait un atout. (Insertion, alternance, formation continue, VAE.).