POSTE : Assistant de Gestion et d'Accueil Bilingue H/F DESCRIPTION : L'IÉSEG est une Grande École de Management, reconnue pour son excellence académique et sa dimension internationale. Avec un effectif de plus de 600 salariés permanents et 8450 étudiants répartis sur ses campus de Lille et Paris, l'IESEG est classée à la 23ème place des meilleurs Masters in Management 2024 au niveau international, et 6ème meilleure école française par le Financial Times. Rejoindre l'IÉSEG c'est : - Intégrer une organisation engagée en matière de RSE, avec des valeurs fortes et un projet d'entreprise porteur de sens, - Évoluer dans un environnement multi-culturel et en mouvement permanent, - Accompagner le développement de l'école, - Développer ses compétences. Assistant de gestion et d'accueil bilingue (H/F) Campus Paris Le poste d'assistant de gestion (F/H) est proposé au sein du Service de Gestion des Enseignants - Faculty Affairs Office, composé de 10 collaborateurs, dont la mission est l'accompagnement administratif auprès du corps enseignant, et notamment des Chefs de département. Vos missions : Rattaché.e à la Responsable adjointe du service, vous aurez pour missions : Apporter un soutien administratif dans le recrutement des professeurs non-permanents, en binôme avec la collègue en charge à Lille : - Traiter et contrôler les demandes de recrutement, en soutien des Responsables académiques, et selon les procédures établies. - Saisir et mettre à jour des données dans le système d'information Participer à l'accueil des professeurs Visiting, en binôme avec l'homologue à Lille : - Assurer l'accueil physique à Paris, notamment visiting (professeurs internationaux invités) lors de leur séjour : gestion des badges, remise de guides, orientation sur le campus, réponse aux questions, etc. - Contribuer à la préparation de l'arrivée des professeurs : participer à l'organisation des journées ou webinaires de rentrée, mise à jour de la documentation Apporter un soutien administratif dans la gestion de professeurs permanents, auprès de Chefs de Département et Responsables de Filière : - Organisation de réunions et gestion de RDV/agenda, prise de compte-rendu de réunion en anglais et français - Collecte d'information et gestion de communications orales et écrites en anglais et français auprès des professeurs - Saisie de données et mise à jour de bases de données Contribuer au traitement des factures des professeurs non-permanents : - Contrôler l'exactitude des factures transmises en appliquant les règles tarifaires et de gestion, et en vérifiant les éléments dans le logiciel de gestion Vous serez amené·e à utiliser plusieurs logiciels de gestion, dont l'ERP de scolarité Aurion. Profil et compétences requises : - Formation : Bac +3 minimum, vous justifiez d'une première expérience réussie en gestion administrative, idéalement acquise dans un établissement d'enseignement supérieur - La mission d'accueil nécessite une flexibilité d'horaire le lundi matin (certains professeurs commençant leur cours à 8h, l'accueil doit alors être réalisé entre 7h30 et 8h.) - Niveau d'anglais : B2 - C1 - Maîtrise des outils informatiques : Pack Office, Outlook, et à l'aise avec des logiciels de communication type Teams, Skype, Zoom, etc. - Connaissance du logiciel Aurion appréciable - Qualités recherchées : rigueur, organisation, autonomie, réactivité, polyvalence, confidentialité, qualités relationnelles, esprit d'équipe. Ce que l'on vous propose : - Une politique de congés avantageuse (33 jours par an + RTT) - Des titres restaurants - Un accord d'intéressement - Un accord de télétravail - Le remboursement des frais de transport à hauteur de 75% Type de contrat : CDI Prise de poste : Dès que possible Durée hebdomadaire de travail : base 35h (39h/semaine + RTT) Campus : Paris Vous souhaitez avoir un aperçu de ce que c'est de travailler à l'IÉSEG ? Parce que ce sont nos collaborateurs qui en parlent le mieux, nous leur avons donné la parole : PROFIL :