RESPONSABILITÉS : Le contenu de cette fiche de poste est susceptible d'évoluer au cours de l'année 2025 Accueil physique et téléphonique : · Assurer une fonction d'accueil et d'orientation téléphonique des usagers, · Participer à la répartition entre les agents administratifs des permanences téléphoniques. Gestion du courrier : · Gérer, suivre et archiver les courriels de la boite à lettre électronique et postale du service, · Assurer la réception, le traitement et la diffusion des informations, · Gérer les courriers et les parapheurs, à l'arrivée et au départ, et les enregistrer dans le tableau de suivi, · Diffuser et classer les récépissés des courriers RAR, · Assurer le suivi et la traçabilité des courriers « signalés », · Assurer la diffusion des documents et courriers reçus au siège de la PMI-A vers les 3 territoires PMI, · Envoyer les déclarations de grossesse, les avis de naissance et les certificats de santé, transmis à la PMI du Tarn, dans les départements de résidence des mères ou futures mères. Secrétariat du service de PMI-A et des cadres du service : · Rédiger et mettre en forme tout type de courriers, notes, tableaux, comptes rendus, diaporamas ..., · Organiser et classer les documents du service, · Participer à l'archivage des documents du service. Missions informatiques : · Assurer la gestion du logiciel HOROQUARTZ, · Assurer la fonction de référent du logiciel d'activité HORUS selon la fiche de mission, · Rédiger et mettre à jour les procédures de saisie HORUS, · Gérer les avis de naissance transmis par l'interface avec les mairies, · Saisir les feuilles de soin électroniques papier et télétransmettre les feuilles de soins électroniques, traiter les rejets, et éditer les statistiques annuelles de remboursement de la CPAM, · Paramétrer des boitiers des cartes Vitale, · Assurer les commandes des cartes CPS ou CPE, et mettre à jour le tableau de suivi, · Saisir les certificats de santé et avis de naissance et procéder à leur archivage. PROFIL RECHERCHÉ : · Maîtrise des outils bureautiques, logiciels Word, Excel, Power point, Outlook, · Maitriser les outils de la collectivité (Horus, Gédélib, Hopi, parapheur électronique, Horoquartz, BO, Aatlantide) et se former à de nouveaux logiciels, · Filtrer, renseigner et/ou orienter des demandes, · Prendre des notes, rédiger des courriers et mettre en forme des documents, · Organiser le classement et l'archivage de dossiers, · Organisation, rigueur, esprit d'initiative, · Polyvalence, · Qualités relationnelles et sens du travail en équipe, · Discrétion et devoir de réserve (confidentialité).