Référence CSP: O974250/821000011 L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Organisation de l'agenda du directeur de service : * Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités * Rappeler des informations importantes et transmettre des messages * Organiser les déplacements Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : * Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers * Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers * Organiser le classement et l'archivage des dossiers Suivi des projets et activités de la direction : * Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat * Suivre l'exécution budgétaire du service * Renseigner des tableaux de suivi des activités du service * Préparer des conseils communautaires (lien avec différents services de la direction afin de veiller au retroplanning , regroupement des affaires , traitement(mise en forme) des affaires ....) * Assurer le suivi des affaires CC de la direction (information des opérateurs , vérification de la mise en ½uvre des conventions et gestion sur le commun etc ... Accueil téléphonique et physique au secrétariat : Organisation et planification des réunions : * Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur * Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions * Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Assistance administrative RH et financière : * Gère le courrier arrivé / départ * Gère les parapheurs arrivé / départ * Assure la liaison et la transmission des absences (congés, mission...) à la Direction des Ressources Humaines * Suivi des éléments comptables (factures, BC...)