Référence CSP: 2025-1817984 Missions : Assurer des fonctions techniques dans la gestion d'activité administrative, financière, logistique et/ou RH d'une structure (direction, unité, service...) Réaliser des actes administratifs et/ou de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement Activités principales : - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines . préparation, envoi des convocations, vérification du quorum et procurations, rédaction et diffusion des PVs des conseils d'UFR via iris, et élections - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) . référente courrier (principal ou secondaire - à consolider) animation du collectif de travail en appui de la RA sur l'accueil (ADE, groupements appels - Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, des examens, de recrutement et/ou de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, recrutements) . référente com interne administratrice fonctionnelle utilisateurs Iris supervision ade B5 instruction des demandes de manifestations, salles, matériel - Concevoir et organiser des bases de données . MAJ listes de diffusion, MAJ composition et émargements conseils et commissions alimentation projet administration : MAJ objectifs et bilan - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances . gestion agendas conseils UFR et commissions statutaires et non statutaires gestion congés services, veille permanences et continuité de service - Instruire les dossiers en vérifiant la conformité juridique, administrative et financière . garante élaboration, MAJ, respect procédures conventions, archives, élections, délégations de signature - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées . suivi des élections (conseils locaux, centraux, CES) et des conventions supervision archivage services - Participer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe . référente communication interne : coordinatrice cérémonie accueil nouveaux arrivants avec RA et responsable RH,suivi amphis savoir gestion des stocks - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe . alimentation espace vie institutionnelle iris, supervision alimentation 2 autres espaces ressources et espaces métiers, listes diffusion, annuaire - Traiter les dossiers sensibles et les situations complexes avec les différents interlocuteurs en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires . conventions, élections, locations