Référence CSP: O056250/129000946 Rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice du pôle technique, l'agent exercera les missions suivantes : ? Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle technique ? Suivre les dossiers administratifs et gérer les demandes selon l'organisation. ? Assister un ou plusieurs responsables (DST, adjoint à la DST, chargée de mission Transition) dans l'organisation du travail. * Secrétariat, saisie des documents et traitement de dossiers : - Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents et courriers - Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques - Gérer et actualiser une base d'informations (tableaux de bord) - Rechercher des informations techniques ou réglementaires - Rédiger des documents administratifs (courriers, actes...) - Assurer le suivi des courriers de la vie des quartiers et du pôle technique - Compléter les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires (ex Autorisations de travaux, Déclarations Préalables...) - Rédiger des comptes rendus de réunion ou notes synthétiques - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat * Accueil téléphonique du public (ponctuellement accueil physique) - Recevoir et orienter les demandes concernant le pôle - Conseiller et prendre des messages - Rechercher et diffuser des informations - Hiérarchiser des demandes selon leur priorité - Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent * Gestion de l'information, classement et archivage de documents - Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers - Photocopier et assembler des documents - Trier, classer et archiver - Rechercher et diffuser des informations - Préparer les dossiers pour les instances * Planification et suivi - Gérer les agendas de l'équipe (DST, responsable ateliers, chargée de mission transition), prendre et organiser les rendez-vous. - Renseigner des tableaux de suivi des activités du service - Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions - Participer aux réunions hebdomadaires de la Vie des Quartiers et Bureau Municipal Technique. - Administrer les logiciels d'interventions Betterstreet et Sogelink (arrêtés DT/DICT) - Rédaction et suivi des arrêtés et autorisations de voirie, et de l'occupation du domaine public - Suivi des réclamations et demandes d'intervention - Gestion des commissions de sécurité (suivi du tableau de bord et référent pour les services de la Préfecture) - Signalement et suivi des interventions sur les réseaux (éclairage public, EU, EP, télécom) - Rendre compte régulièrement à la direction (points 3 fois par semaine) * Divers - Fournir une aide au suivi administratif des marchés publics. - Saisie de bons de commandes - Rechercher et proposer des applications métiers permettant une meilleure performance du service.