RESPONSABILITÉS : Notre pôle médico-social recherche un(e) secrétaire administratif(ve) H/F pour les EHPAD les Charmilles et le Faubourg Saint Vénérand à 100%. Les missions générales et permanentes du poste sont : Accueil général de la structure, Gestion de l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les résidents, les familles, visiteurs et les intervenants extérieurs, Accueil et accompagnement administratif des usagers et de leurs proches, Préparation des admissions avec le cadre de la structure, préparation des documents, en lien avec le futur résident et ses proches, Saisie et mise en forme de courriers, de documents administratifs et de comptes rendus de réunions (Conseil de la vie sociale...), Contrôle et envoi des factures des frais d'hébergement, Mise à jour régulière de la base de données. Les missions ponctuelles du poste sont : Télé déclaration des loyers à la CAF : saisie annuelle, Participation à la gestion des élections des membres du Conseil de Vie Sociale en lien avec le secrétariat de direction de l'EHPAD et le Directeur Délégué du PMS, Gestion des votes des résidents pour les élections locales et nationales, Vérification et mise à jour des droits sécurité sociale et mutuelle, Commande de papeterie pour les services de l'EHPAD, répartition et rangement. PROFIL RECHERCHÉ : Qualifications requises pour le poste : Formation de secrétariat général, avec une bonne maîtrise des outils informatiques (Word/Excel/Outlook), Connaissance du domaine d'activité et de l'accompagnement des Personnes Agées, Connaissance des logiciels internes (GAM, SILLAGE...). Compétences souhaitées pour le poste : Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents, Organiser et classer des données, des informations, des documents divers, Gérer plusieurs tâches en même temps, Savoir prendre des initiatives à bon escient. Compétences relationnelles : Accueillir et orienter différents publics, être dynamique, être diplomate et rigoureux, avoir le sens de la discrétion, être à l'écoute, posé, et avoir de bonnes aptitudes relationnelles (empathie).