Référence CSP: O059250/131000487 Définition Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales, l'agent a en charge l'accueil physique et téléphonique de l'Hôtel de Ville ainsi que la préparation administrative de dossiers en soutien des services de la Direction (Affaires Générales, Etat-Civil, Élections, Cimetière). Activités principales - Ouverture et fermeture des portes d'entrée de l'Hôtel de Ville - Accueil du public : physique et téléphonique - Renseignement du public : physique et téléphonique - Orientation du public vers les services internes et les organismes externes compétents - Affichage et actualisation des informations municipales - Délivrance et réception de dossiers : tous dossiers téléchargeables sur le site internet de la ville - Réception et expédition du courrier + colis - Tableau hebdomadaire d'affranchissement - Procédure de saisie des naissances - Enregistrement et suivi du tableau en vue de la cérémonie des nouveaux habitants - Prise des rendez-vous pour le conciliateur de justice - Transmission des demandes et informations au Cabinet du Maire (tableau) - Envoi de mails aux services pour la transmission d'informations et de demandes - Demandes ponctuelles, suivi des demandes via service courrier.fr - Élaboration de documents d'information à destination du public, de procédures internes et du répertoire téléphonique des services de la Mairie - Rédaction de comptes-rendus et documents à la demande du Directeur, réalisation de travaux bureautiques divers - Assistance ponctuelle dans les domaines état-civil, élections, funéraire-cimetière, affaires générales - Gestion des demandes d'actes d'état-civil + dispatching du courrier auprès des agents dudit service - Intégration des données d'état-civil, à destination de la Direction de la Communication Conditions d'exercice - Grande disponibilité et ponctualité exigées - Présence le samedi matin (un sur deux, travail en binôme) - Heures de travail basées sur les horaires d'accueil du public