Référence CSP: 2025-2035468 Vos missions au sein de l'unité seront : - le secrétariat et l'organisation administrative ; - l'appui direct au chef de service ; - la participation aux temps de pilotage ; - la représentation du service sur certaines thématiques (ex : étude immobilière) . Secrétariat et organisation administrative : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du chef de service et du service. - Gérer la boîte électronique fonctionnelle du service. - Organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles pour le chef de service, préparation des réunions. - Suivre les congés du service pour le compte du responsable. - Assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités. - Mettre en place un chronogramme des courriers transitant au sein du service. - Préparation, mise en forme et transmission des courriers à signature (direction, préfet). - Gestion de l'agenda du chef de service : prise de rendez-vous, anticipation. - Gestion des archives existantes. Appui direct au chef de service : - Répondre aux commandes du service : rédaction de projets de réponses à partir de consignes orales ou écrites du chef de service, puis à terme en autonomie. - Participation à certaines réunions internes (revues d'activité, réunions hebdomadaires, temps de pilotage). Prise de notes, élaboration ou mise en forme de comptes rendus. - Suivi ponctuel de bilans, d'enquêtes ou de données administratives à échéances (fiches préfet, réponses SGCD...). - Préparation des réunions pilotées par le chef de service : ordre du jour, logistique, préparation des supports. - Assurer le suivi de dossiers prioritaires ou sensibles : centralisation des informations, alertes, relances. - Aide à la formalisation de bilans, tableaux de suivi, comptes rendus internes. - Être l'interface avec les services transversaux (direction, SGCD, RH, etc.) Liaison hiérarchique : Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service. Contacts internes : - Liaisons fonctionnelles internes ; - Chefs d'unité ; - SGCD ; - Autres services de la DDTM Collaborateurs réguliers : - Agents et cadres - Relations avec l'extérieur ; - Les services de la Préfecture ; - Les services de l'État ; - Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études ; - Les usagers et les élus, collectivités, syndicats mixtes en charge des SCoT.