POSTE : Assistant Qualité et Chargé des Relations avec les Usagers H/F DESCRIPTION : Pôle de rattachement : Pôle Administratif-Ressources-Support Service de rattachement : Unité risques et qualité Responsable hiérarchique : responsable de l'unité risques et qualité Horaires de travail : 9h-17h30 avec coupure déjeuner, du lundi au vendredi, avec adaptation Catégorie : B (adjoint des cadres ou technicien hospitalier) Lieu de travail : Site avenue de Verdun Châteauroux Missions du poste ÷ Participer à la gestion documentaire de la base qualité o Mettre en page et indexer les documents qualité (word, excel, power-point, publisher) o Faire signer les documents qualité à diffuser o Saisir les documents qualité sur le logiciel métier o Diffuser les documents qualité sur le logiciel métier en s'assurant de la validation de la version o Supprimer les documents obsolètes o Assurer la modification d'un document qualité en s'assurant de l'écrasement de la version précédente ÷ Gérer les imprimés de l'établissement o Mettre en forme les documents si nécessaire (après une 1ère mise en forme de base par les services demandeurs) o Faire valider les imprimés o Créer les imprimés sur le logiciel métier (s'assurer au préalable de l'absence de cet imprimé dans la base) ou modifier / supprimer les imprimés o Informer les demandeurs de la mise à disposition de l'imprimé sur la base imprimé o Supprimer les imprimés obsolètes o Assurer les liens avec l'atelier de reprographie pour la mise à disposition des imprimés ÷ Participer à l'administration et à la « hotline » du logiciel métier o Créer / modifier / supprimer en temps réel les comptes utilisateurs en collaboration avec la direction des ressources humaines et la direction des soins o Répondre aux sollicitations des professionnels lors de difficultés rencontrées concernant l'accès au logiciel métier et son utilisation globale o S'assurer de l'intégration des adresses mails nominatives o S'assurer de la bonne adéquation professionnel / pôle / service o Se déplacer vers les professionnels si difficultés d'utilisation du logiciel métier ÷ Participer aux évaluations qualité réalisées sur le logiciel métier o Paramétrer les blueapps (=questionnaires) sur le logiciel métier o Saisir les questionnaires à la demande des spécialistes qualité / risques ÷ Rédiger les comptes rendus des réunions de service U.RIS.QUAL. ÷ Assurer l'accueil téléphonique en l'absence des spécialistes qualité / risques ÷ Participer au recueil d'indicateurs issus du logiciel métier ÷ Contribuer à l'organisation logistique des visites de certification ou autres évaluations externes. Participation aux rencontres avec les experts-visiteurs. ÷ Gestion des réclamations, conformément à la procédure de gestion des plaintes et réclamations : réception de la réclamation, enregistrement dans « Blue Medi », accusé réception au plaignant, sollicitation des chefs de service et/ou cadres de santé afin d'obtenir des éléments de réponse, réponse au plaignant avec proposition de rencontrer le médecin médiateur et/ou le médiateur non médecin de l'établissement, envoi de la copie de la réponse apportée aux chefs de service et/ou cadres de santé, mise à jour de la réclamation dans « Blue Medi », alimentation du plan d'actions. Dans le cadre d'un entretien de médiation, envoi du compte-rendu de médiation au plaignant, au(x) service(s) concerné(s) ainsi qu'aux membres de la commission. ÷ Gestion des plaintes (demandes d'indemnisation) via Relyens. Il existe trois options concernant les demandes d'indemnisation : demande d'indemnisation amiable, demande d'indemnisation via à la C.C.I. ou demande d'indemnisation via le tribunal administratif. Réception de la demande, enregistrement dans « Blue Medi », accusé réception au plaignant s'il s'agit d'un usager et demande écrite d'accord quant à l'accès au dossier médical du patient si besoin, transmission du dossier à Relyens, réponse aux différents demandes de Relyens quant aux compléments d'informations demandés, mise à jour du dossier dans « Blue Medi », alimentation du plan d'actions. ÷ Mise à jour et suivi du plan d'actions relatifs aux plaintes et réclamations. Le plan d'actions est mis à jour au fils de l'eau. Suivi et mise à jour du PAQSS « Droits des usagers ». ÷ Saisie des questionnaires de sortie. L'ensemble des questionnaires de sortie de l'établissement (documents papier et questionn