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Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) 53 - LAVAL
Offre n° 1819592
Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
53 - LAVAL - Localiser avec Mappy
Publié le 03 août 2024
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public pour les directions protection de l'enfance, protection maternelle et infantile, action sociale de proximité, insertion et logement : - Etre source de renseignements et d'orientation pour les usagers - Actualiser les panneaux d'affichage interne Assurer le traitement du courrier pour les directions - Réceptionner (contre signature) le courrier délivré par la poste à 8h05 - Participer au tri du courrier du matin - Réceptionner et gérer la traçabilité des courriers recommandés - Distribuer le courrier du matin dans les directions - Préparer des navettes internes et le courrier des différents partenaires Gérer les absences des agents de la direction de la solidarité - Assurer en tant que référent principal la gestion du logiciel des absences HOROQUARTZ (accompagnement des nouveaux arrivants à l'utilisation d'HOROQUARTZ, présentation du règlement intérieur, gestion et suivi en continue des contractuels, gestion des temps partiels, changement de service, contrôle des absences les jours de fermeture, viser et contrôler les justificatifs, relevé des anomalies pour la DRH,...). Gérer les accès des agents de la Direction de la Solidarité - Attribuer et gérer les accès Badge via le logiciel Protecsys2 Gérer les déplacements professionnels des agents de la direction de la solidarité Véhicules de service - Intervenir sur le planning des réservations de véhicules KEYBOOSTER - Assurer le suivi l'entretien de l'ensemble des véhicules de la DS Train - Réserver les e-billets des agents, gérer et assurer la transmission des documents nécessaires au paiement des factures (DMG) Participer à la logistique du site - Contacter les prestataires extérieurs ou les services internes - Accueillir et orienter les prestataires extérieurs - Organiser les aménagements et déménagements de locaux - Gérer les commandes du service - Gérer et mettre à disposition le matériel Participer aux tâches administratives - Alimenter les différents outils de suivi - Consulter la boîte mail générique et traiter les courriers - Communication écrite et orale - Aisance relationnelle et diplomatie - Respect de la confidentialité - Travail en équipe - Organisation, anticipation, gestion simultanée de procédures multiples - Réactivité - Maitrise des outils bureautiques, de communication et des logiciels métiers
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 1 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 39 H
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
CD 53
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