RESPONSABILITÉS : Missions Assurer la gestion administrative, humaine, financière des activités pédagogiques des services du Département : Pharmacie clinique, Pharmacocinétique et Toxicologie, Physiologie et Phamacodynamie, ainsi que la gestion administrative des activités de recherches des enseignants chercheurs rattachés au CRCM. Activités principales • Accueillir, informer et orienter le public interne et externe; fournir les informations logistiques et accueil sur site. • Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser; Classer et archiver. • Gérer et dispatcher le courrier et les livraisons. • Gestions des plannings et Réservations des salles sur AMeTICE en lien avec l'enseignant référent, • Aide aux préparations des examens, • Assurer la logistique et l'accueil administratif des divers personnels du service, incluant : • la mise en relation le cas échéant avec les Ressources Humaines et le service des relations internationales d'AMU. • Mettre en place et suivre les gratifications de stage des étudiants. • Montage et suivi des dossiers de vacations pour les intervenants pédagogiques extérieurs à AMU • Gestion des ordres de mission via l'outil Notilus. • Gérer et anticiper les commandes pédagogiques et centraliser les demandes administratives incluant : • Les demandes de devis en lien avec le référent commande du service / l'enseignant concerné, • L'analyse et le traitement des demandes d'achat, vérification de l'éligibilité des dépenses, • Création des fournisseurs, clients et agents via Sifac, • Suivre le bilan financier des services en lien avec le département. • Gérer les divers contrats hors-recherche (Protisvalor, AMU) du service et les commandes qui y sont liées. En lien avec la gestionnaire du département • ­Transmission des demandes d'achats et missions, suivi des commandes auprès des fournisseurs, accuser réception des commandes et transmission des bons de livraison • ­Traiter, en collaboration avec l'agence comptable (service facturier) les opérations de régularisations (workflows, soldes de commandes, ...) en suppléance de la gestionnaire • ­ Suivre les états de restitutions (reste à livrer, reste à facturer) en suppléance de la gestionnaire • ­ Suivre les centres financiers de son périmètre de gestion • ­ Transmissions des demandes d'ordre de mission via l'outil Notilus • ­ Saisie état des frais pour transmission Conditions particulières d'exercice Travail en présentiel, possibilité de télétravail 2 jours maximum par semaine en accord avec les chefs de services. PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES : Connaissances et savoirs : • Maitriser l'expression écrite et orale ainsi que les modes de communication (électronique, téléphone) ; • Savoir rédiger des notes, des comptes rendus de réunions ; • Trier, hiérarchiser, classer les informations. • Avoir un grand sens de l'accueil et du service public. • Connaitre la réglementation relative aux études de pharmacie et de Technicien /préparateur en pharmacie et à la vie universitaire et à la formation continue ; • Connaitre le fonctionnement de l'enseignement supérieur. • Maitriser les logiciels bureautiques, et de gestion financière (SIFAC, NOTILUS...) • Suivre les formations nécessaires à la prise de poste Savoir-faire : • Savoir saisir, mettre en forme et éditer des documents • Savoir communiquer (accueil physique, téléphone, messagerie électronique) • Savoir travailler en équipe Savoir-être : • Capacité d'adaptation, rigueur et sens de l'organisation • Savoir gérer son activité́ dans un calendrier • Savoir partager l'information, transférer des connaissances et rendre compte Nous vous remercions de postuler sur le site recrutement de l'université https://www.univ-amu.fr/fr/public/recrutement-offres-demploi Votre dossier de candidature devra comporter CV, lettre de motivation Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaine...