Référence CSP: O006250/205000637 Au sein de la Direction des Patrimoines, le service Ville d'Art et d'Histoire de la Ville de Nice a une double vocation : l'inventaire du patrimoine architectural, urbain et paysager niçois, et la valorisation auprès de tous les les publics grâce à une programmation culturelle et à des actions de médiation jeune public. Il gère également 5 sites patrimoniaux historiques. Vous organiserez et réaliserez des tâches de secrétariat, gérerez les plannings pour les visites guidées urbaines ou des sites, et assisterez le chef du service dans la gestion de ses dossiers. Vos missions principales seront : * La gestion administrative et de secrétariat : - Vous trierez et transmettrez le courrier et les mails entrants (réception, lecture et ventilation) ; - Vous gérerez et saisirez des e-courriers dans le logiciel métier ; - Vous filtrerez les appels téléphoniques et prendre des messages ; - Vous tiendrez à jour l'agenda de votre supérieur hiérarchique ; - Vous assurerez l'accueil téléphonique et délivrerez des renseignements ; - Vous organiserez des réunions (réservation de salle, convocation des participants, rédaction de compte-rendu) ; - Vous participerez à l'organisation d'évènements (expositions, conférences, journées européennes du patrimoine) ; - Vous élaborerez des documents (conventions de prêt, cessions de droits d'auteur, etc...) ; - Vous gérerez et saisirez les délibérations dans le logiciel métier ; - Vous rédigerez des notes et des courriers sur la base d'indications formulées ; - Vous gérerez le suivi des parapheurs ; - Vous organiserez des déplacements professionnels (réservation de l'hébergement et du transport, établissement des ordres de mission et contrôle du remboursement des frais) ; - Vous assurerez les tâches de reprographie, de classement et d'archivage ; - Vous réaliserez les commandes en économat. * La gestion administrative du personnel : - Vous suivrez les évolutions des fiches de poste des agents du service ; - Vous suivrez le plannings des absences (congés, maladies) ; - Vous élaborerez des plannings de visites guidées pour les titulaires et vacataires ; - Vous participerez à l'élaboration des contrats vacataires ; - Vous élaborerez des états récapitulatifs mensuels des heures des vacataires et des stagiaires. * La gestion financière : - Vous participerez à l'élaboration du budget avec le chef du service ; - Vous suivrez l'exécution budgétaire (demande de devis aux prestataires, préparation du service fait) ; - Vous participerez au montage des consultations ou marchés. Missions ponctuelles : - Vous participerez aux manifestations et évènements locaux et nationaux ponctuels ; - Vous assurerez l'accueil physique en cas d'absence du personnel d'accueil ; - Vous assurerez l'ouverture des sites patrimoniaux en semaine en cas d'absence du personnel dédié.