L'Assistant(e) administratif(ve) est le premier interlocuteur des familles adhérentes, des jeunes et des adultes en formation, ainsi que de chaque partenaire de l'association. Il ou elle réalise les travaux administratifs de la MFR. Il ou elle assure l'accueil, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier (papier et numérique). En sa qualité de premier contact du public accueilli au sein de la MFR, il ou elle reflète l'image de la MFR. Il peut lui être confié également des actes de gestion comptable. RESPONSABILITÉS - FINALITÉS Éducation et Formation Contribuer à la qualité des échanges, au téléphone comme en présentiel, entre la MFR et l'ensemble des parties prenantes de la MFR (familles, jeunes, partenaires, institutions, professionnels.). Contribuer à l'information et l'orientation du public (notamment concernant l'offre de formation). Contribuer à faire vivre le cadre éducatif. Technique et Méthode Présenter et mettre en forme des supports et outils de communication. Saisir et mettre à jour des données. Utiliser des outils numériques pour communiquer et traiter l'information. Trier et traiter les mails et le courrier. S'assurer de l'archivage des documents manipulés dans le respect du RGPD et de la facilité à y accéder en cas de besoin. Gestion Accueillir, informer et orienter le public. Réaliser les travaux de secrétariat. Contribuer au suivi administratif des formations et des dossiers du public accueilli. Contribuer à la programmation de l'activité de la MFR. Participer à l'organisation d'événements visant à réunir les interlocuteurs et partenaires de l'association. Accomplir des actes de gestion comptable. Contribuer à la gestion de l'activité locative. Équipe /Coopération Contribuer à faciliter la diffusion de l'information en interne (aux bons destinataires et en temps utile). Faciliter la fluidité des coopérations entre les membres de l'équipe. Contribuer à la gestion des dossiers social/RH en garantissant notamment leur complétude et tenue à jour. Association/territoire Contribuer à une image positive de la MFR par la qualité de l'accueil du public, des relations entretenues avec l'ensemble des parties prenantes et la réactivité dans le traitement des dossiers administratifs. Contribuer au suivi des formalités administratives de la gouvernance associative (Registre association (CA, AG.), déclarations obligatoires ...) Contribuer à la qualité des échanges avec l'ensemble des partenaires. EXIGENCES SPÉCIFIQUES/ SAVOIR. Présenter et mettre en forme des documents diversifiés. Saisir et mettre à jour des données, des documents. Utiliser des outils et plateformes numériques, pour assurer un suivi. Traiter l'information et communiquer. Accueillir , informer et orienter le public de la MFR. Traiter les appels téléphoniques, courriers et courriels. Classer et archiver les informations et documents. Garantir l'archivage des documents. Gérer les dossiers du public accueilli et s'assurer de leur fiabilité. Repérer les incohérences dans les données et les signaler. Identifier et suivre le plan de classement, physique ou numérique en respectant les exigences de confidentialité et RGPD MARQUEURS D'EXPÉRIENCE/CAPACITÉ À : Accueillir le public, diffuser une information précise et fiable en évitant de divulguer des informations confidentielles. Assurer un environnement d'accueil conforme à la culture MFR. Faire face à la simultanéité des tâches et l'afflux de sollicitations (dont celles des familles et des différents partenaires de la MFR). Faire preuve d'organisation et de réactivité. Maitriser les outils numériques. Transmettre ses compétences aux personnes moins expérimentées. Créer et transmettre des outils de suivi et de reporting. Maîtriser la simultanéité des sollicitations et hiérarchiser les priorités