Mission principale : Assurer le bon fonctionnement administratif de l'établissement en soutenant les équipes de Direction, médico-sociales, médicales et paramédicales, ainsi qu'en facilitant la communication entre les différents services et avec les familles des résidents. Responsabilités : 1. Gestion administrative : o Accueillir les visiteurs, les familles et les résidents. o Réceptionner et traiter les appels téléphoniques. o Gérer le courrier entrant et sortant. o Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (rapports, courriers, dossiers de suivi). o Assurer la gestion des dossiers des résidents : admission, suivi, facturation. 2. Support aux équipes : o Collaborer avec l'équipe soignante pour la gestion des plannings des soins et des activités. o Aider à la coordination des rendez-vous médicaux pour les résidents. o Participer à l'organisation d'événements et d'activités au sein de l'établissement. 3. Gestion des fournitures : o Suivre et gérer les stocks de matériel de bureau et de fournitures diverses. o Passer les commandes nécessaires à l'administration. 4. Reporting et suivi : o Tenir à jour les tableaux de bord administratifs et statistiques. o Collecter et traiter les données nécessaires pour les rapports de gestion. 5. Veille réglementaire : o Assurer le respect des normes administratives en vigueur et des procédures internes. o Participer à la mise en place de nouveaux outils de gestion et à l'amélioration continue des processus administratifs. Compétences requises : - Compétences administratives : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion), capacité à rédiger des documents clairs et précis. - Sens de l'organisation : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais. - Compétences relationnelles : excellent sens de la communication, capacité d'écoute et empathie envers les résidents et leurs familles. - Rigueur et discrétion : respect de la confidentialité des informations personnelles et médicales. Travail un week-end sur deux et certains jours fériés