Notre client l'EHPAD Arc en ciel situé à Saint Martin en Haut (69850) recherche pour renforcer ses équipes : - 1 Assistant Administratif H/F Qualité de l'accompagnement des résidents, Respect, Sécurité, Dynamisme et Echanges sont des valeurs qui vous parlent alors n'hésitez plus et rejoignez cette équipe formidable dont l'objectif principal est d'offrir un accompagnement de qualités à leurs résidents et mettant leur bien-être et leur sécurité au cœur de leurs préoccupations. Cet établissement d'exception, affiche un taux de satisfaction des familles concernant la qualité de soins apportés en 2023 de plus de 93 % grâce notamment à l'implication de son personnel et le matériel infirmier récent. L'EHPAD accueille environ 80 résidents (population Gir 1 à 6) et vous serez entouré d'une équipe fiable et solidaire travaillant dans un environnement de qualité composée 6 médecins généralistes dans la maison de santé à proximité immédiate assurant les gardes de week-end, 5 kinés dans la maison, 1 ergothérapeute, 1 psychomotricienne, cadre d'astreinte nuit et week-end Vous serez rattaché à la responsable administrative, comptable et gestionnaire de paie et vous aurez un lien fonctionnel avec la directrice, la cade de santé, les animatrices, les agents techniques, les résidents, les familles. Vos missions seront les suivantes : En tant qu'assistante administrative, la mission consiste à assurer le secrétariat de la direction, du pôle soin et de la cadre Administrative et comptable. L'équipe dispose d'une secrétaire d'accueil qui assure l'accueil physique (auprès des familles et des résidents) et l'accueil téléphonique au sein de l'EHPAD. La mission de l'assistante administrative consistera à prendre le relais de cette mission en l'absence de la secrétaire d'accueil. ACCUEIL / STANDARD : - Accueil physique et téléphonique, gestion du standard, - Réception, traitement et diffusion de l'information, SECRETARIAT - Réaliser divers travaux administratifs et secrétariat (tableaux, frappe, classement) à la demande de la direction. - Saisie et mise en forme des protocoles médicaux à la demande de la cadre de santé et du médecin. ASSISTANTE DE LA GESTIONNAIRE DE PAYE - Gestion du portefeuille formation pour chaque salarié - Etablissement des contrats de travail (mise à jour des dossiers salariés) - Gestion de la médecine travail (convocation, transmission, soucis de non présentation.) - Gestion des indemnités journalières - Gestion des contrats mutuelle (Inscription et justificatif de renonciation à la mutuelle obligatoire) - Secrétariat divers liés au personnel. Compétences requises pour le poste - Niveau BAC - Expérience de 2 à 5 ans dans l'administratif - Bonne maitrise du pack office - Bonne maitrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel), - Être à l'aise avec les outils informatiques - Communiquer avec les résidents ou leur entourage dans le cadre d'une relation d'aide SAVOIR- FAIRE : - Savoir filtrer les appels téléphoniques et orienter les correspondants, - Savoir s'adapter à différents interlocuteurs. - Savoir comprendre une demande, - Savoir organiser son travail et gérer les priorités, SAVOIR ETRE : - Bon relationnel, douceur, polyvalence et diplomatie seront des atouts pour ce poste - Accueillir le public avec amabilité, - Respecter les valeurs de l'établissement (respect, échange relationnel et communication) - Respecter scrupuleusement le secret professionnel. L'assistante administrative a un pouvoir de décision pour traiter les anomalies mineures liées à sa fonction mais ce doit de respecter ses liens hiérarchiques avec les manageurs dont elle dépend Ces valeurs vous correspondent alors envoyez nous, dès maintenant, votre candidature et nous serons ravie de pouvoir échanger avec vous et nous avons hâte d'apprendre à vous connaître.