Rattachement hiérarchique : Placé(e) sous l'autorité du Directeur de filiale Missions principales : L'assistante administrative jouera un rôle clé dans le soutien administratif et RH de la filiale. Elle veillera à accompagner les spécificités d'une entreprise d'insertion tout en répondant aux objectifs organisationnels et sociaux. Ses missions seront les suivantes : Gestion de la paie : - Organiser, préparer et exécuter les différentes étapes du traitement de la paie. - Utiliser un logiciel de paie pour effectuer un suivi rigoureux des rémunérations et cotisations sociales. Support RH et social : - Participer à la mise en œuvre des parcours d'insertion des salariés, en collaboration avec les responsables de l'accompagnement. - Assurer le suivi des contrats aidés, des renouvellements et des démarches administratives associées. - Contribuer à la gestion et au suivi des plans de formation. - Mettre à jour les tableaux de bord RH (suivi des effectifs, absences, mobilités, etc.). Gestion des opérations financières : - Traiter les factures des clients et des fournisseurs avec rigueur. Administration du personnel: - Rédiger les contrats de travail et suivre les formalités administratives liées aux embauches (déclarations préalables, suivi des visites médicales). - Être l'interlocutrice privilégiée pour répondre aux questions administratives du personnel. Accueil et communication : - Assurer un accueil téléphonique de qualité et transmettre efficacement les messages. - Être à l'écoute des besoins des salariés et des candidats en insertion, et transmettre leurs demandes aux services concernés. Gestion documentaire et analytique : - Traiter et organiser le courrier entrant et sortant. - Alimenter les bases de données et systèmes d'information internes. - Produire des indicateurs analytiques pour appuyer les décisions stratégiques. Participation aux projets d'insertion : - Collaborer avec l'équipe d'encadrement pour optimiser l'intégration des salariés en parcours. - Veiller à la bonne transmission des valeurs sociales et inclusives de l'entreprise. Compétences et qualités requises : Compétences techniques : - Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). - Connaissance d'un logiciel de paie et des outils RH spécifiques. - Bonne compréhension des dispositifs d'insertion professionnelle et des politiques sociales. Compétences RH : - Expérience dans la gestion administrative RH (contrats, paie, formation, suivi des effectifs). - Capacité à accompagner et conseiller les salariés dans leur parcours d'insertion. - Connaissances de la législation sociale et des dispositifs d'aide à l'emploi. Qualités personnelles: - Sens de l'accueil et aisance relationnelle, en particulier avec un public en situation de fragilité. - Organisation, polyvalence et capacité à prioriser les tâches. - Empathie et discrétion dans la gestion des informations confidentielles. - Engagement envers les valeurs de l'insertion et de l'accompagnement social. Expérience : - Une expérience significative en gestion administrative, idéalement dans un environnement similaire ou dans une structure d'insertion, est un atout majeur.