Filière : administrative Catégorie : B Direction : Solidarités et du CCAS Cadre d’emploi : Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des rédacteurs et par dérogation aux contractuels Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs Localisation : Tour Altais 1 place Aimé Césaire Poste à pourvoir : dès maintenant Définition de poste Sous l’autorité de la directrice des solidarités et du CCAS, l’assistante de direction assiste la directrice afin d’optimiser la gestion de son activité. Il ou elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il ou elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques. En lien avec le service administration générale de la direction, il ou elle assure une veille juridique, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des différents services ou missions : personnes âgées, solidarités, alimentation solidaire, insertion emploi et économie sociale et solidaire. Il ou elle assiste la directrice pour la préparation et la mise en place du conseil d’administration du CCAS. Missions : - Appui à la directrice des solidarités et du CCAS : - Gérer l’agenda de la directrice sur Outlook : Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, points avec les élus et les cadres de la direction, déplacements. Préparer en amont les dossiers utiles et prendre des notes lors des réunions. - Anticiper pour alimenter l’ordre du jour de la réunion de direction en identifiant les sujets attendus par les cadres de la direction et les informations essentielles à transmettre. - Réaliser des travaux de bureautique : mettre en forme tous types de documents. Traiter le courrier entrant et sortant de la direction, les mails et appels téléphoniques (recevoir, filtrer et orienter les appels). - Suivi et réponses aux courriers dans le logiciel Maarch. Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction pour gérer les urgences. Trier, classer et archiver les documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible. Opérer un tri régulier parmi les dossiers. Assister la directrice dans le suivi des ressources humaines, (suivi des grèves, suivi des congés et absences) - Participer aux projets transversaux de la direction. Organiser les conseils d’administration du CCAS : Etablir le rétro planning, rédiger les ordres du jour. Fournir les maquettes de note de synthèse et projets de délibérations aux cadres du CCAS. Centraliser, relire et vérifier la mise en forme des notes et projets de délibérations, les rapports et documents annexes, gérer les convocations. Assurer l’envoi des convocations et des documents de séance. Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés et conventions, transmission au Contrôle de Légalité, diffusion et classement Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS. En lien avec le service administration générale de la direction assure une veille juridique spécifique au CCAS. Appui aux cadres de la direction : En lien avec la responsable administrative du service personnes âgées et les agentes administratives des autres services : Réceptionner les appels téléphoniques : Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les services concernés. Aider à la réalisation des travaux de bureautique : proposer des modèles de prises de notes et de mise en forme de tous types de courriers. Gérer et centraliser les demandes aux directions ressources, accès serveur, badges, centralisation des EPA, (DSIIN, DPSTP, DRH etc.) Anticiper les commandes de fournitures et les centraliser pour la direction. Référent-e archives matérielles et dématérialisées de la direction : Assure l’archivage des documents de la directrice. Accompagne et soutien méthodologiquement les référents archives des services et les chargés de missions de la direction dans cette démarche.- Sens du service public - Bon relationnel et capacité d’écoute - Discrétion et sens de la confidentialité - Connaissance des outils informatiques et bureautiques et aisance dans leur utilisation (notamment Excel, PowerPoint, Teams) Capacité d’organisation et d’autonomie. - Capacité à s’approprier les logiciels en place.