L'EHPAD Anselme Payen (108 places) a rouvert en juillet 2014 après 2 ans de travaux, l'EHPAD Huguette Valsecchi (101 places), établissement neuf ouvert en mai 2015. Les deux EHPAD étant distants de 500m, certains services ont été mutualisés, c'est le cas de l'équipe de direction, des personnels administratifs et de la cuisine. Le secrétaire médical est placé sous l'autorité du Directeur Adjoint des soins, il est localisé sur les sites de Payen et Valsecchi, assurant des permanences régulières sur les deux sites : - Lundi et mercredi à l'EHPAD Anselme PAYEN - Mardi et Jeudi à l'EHPAD H. VALSECCHI - Vendredi à L'EHPAD A.PAYEN pour les tâches administratives annexes en lien avec la fonction de SMS. MISSIONS Secrétariat des médecins Prises de rendez-vous des consultations spécialisées Préparation des enveloppes pour les consultations (courrier médical et pièces administratives) Préparation et envoi de la télécopie pour le transport en ambulances Gestion des comptes rendus de consultations et d'hospitalisations (scanner et insérer dans le dossier Titan du résident) Traitement du courrier Compte rendu des réunions entre les médecins et les soignants et paramédicaux Rangement des dossiers, avec archivage après sortie définitive. Collaboration avec le cadre supérieur de santé Organisation du service médical Informer le résident et sa famille des rendez-vous médicaux. Gestion des prises en charge, carte vitale, mutuelle, suivi des diverses consultations (facturation) en collaboration avec le service des admissions Pour les résidents de l'EHPAD : traitement des courriers médicaux (insertion dans le logiciel de soin, classement, coordination des suites à donner) ; prise de rendez-vous pour les consultations extérieures et les RDV avec les médecins de l'EHPAD ; information aux proches des résidents Travail permanent en collaboration avec la sécurité sociale pour mise à jour des dossiers des résidents. Travail avec le médecin coordonnateur : surveillance et réévaluation régulière des résidents ALD 100%, prothèses, appareillages Autres activités : Participation aux réunions sur invitation Faire le lien avec l'équipe médicale du CASVP. COMPETENCES / QUALITES REQUISES Savoir-faire : N°1 Comportement bientraitant, respectueux, empathique avec les résidents N°2 Capacité d'adaptation et de remise en question N°3 Bonne capacité d'organisation et d'expression orale et écrite Connaissances professionnelles N°1 Connaissance des outils informatiques (Titan, Actarus, bureautique.) N°2 Connaissance du domaine médico-social Qualités requises : N°1 Sens des relations humaines, du service public et capacité d'écoute et d'apaisement N°2 Dynamisme, polyvalence et disponibilité N°3 Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité Formation et / ou expérience professionnelle souhaitée(s) : Poste de catégorie B, diplôme de secrétaire médical exigé, connaissance du vocabulaire médical et de la personne âgée, connaissance word et excel. Conditions d'exercice : - Temps complet du lundi au vendredi en horaires variables (8 heures 04 minutes par jour avec une pause méridienne d'au moins 30 minutes) - Parcours de formation soutenu et évolution professionnelle facilitée - Horaires : 35H ou 39h par semaine, horaire variable amplitude horaire 9h-18h, pause méridienne 45 mn