Soutien Facilities Management - 5+ ans d'expérience requis Assistance comptable et administrative - 5+ ans d'expérience requis - Utilisation de SAP pour la gestion des bons de commande - Utilisation de SAP pour la gestion des factures clients et sous-traitants - Création et gestion informatique de nouveaux sous-traitants - Suivi et création de procédures administratives Systèmes GMAO - 1+ an(s) d'expérience utilisation Maximo requis - Création et gestion de bons de travail - Création et gestion de bons de commande - Traitement des factures d'achat Gestion bureautique - 5+ ans d'expérience requis Compétences essentielles Langues - Français courant C2 (écrit et parlé) - Anglais excellent C1 (écrit et parlé) - Espagnol bon B1 (écrit et parlé) - D'autres langues sont bénéfiques Polyvalence - Capacité avérée à hiérarchiser les tâches - Capacité à s'adapter rapidement et efficacement à de nouvelles tâches/situations - Volonté de soutenir ou de couvrir des collègues, parfois sur d'autres sites et sans préavis Tâches principales - Supervision et coordination des services techniques - Gestion bureautique - Supervision et coordination des fournitures - Gestion du service d'assistance des installations : attribuer et suivre toutes les demandes de service jusqu'à leur achèvement dans la zone de responsabilité - Gestion des factures : télécharger, vérifier et envoyer au coordinateur RE&FM (services publics, fournisseurs, courrier, services supplémentaires, etc.) - Réalisation du programme de maintenance préventive et corrective : tenir à jour les calendriers d'inspection et de maintenance, assurer le suivi des problèmes identifiés - Gestion des demandes usagers (incidences, résolution de tâches mineures) - Accueil visiteurs - Coordination des activités quotidiennes des prestataires sur site, pour les bureaux et les sites dans la sous-région de responsabilité - Enregistrement des données et documents du programme de maintenance - Utilisation de la GMAO - Point de contact avec l'administration de l'immeuble - Gestion du service d'assistance des installations : attribuer et suivre toutes les demandes de service jusqu'à leur achèvement dans la zone de responsabilité - Gestion des fournitures de bureau (café, eau, papeterie, supermarché, etc.) : stocker, demander et recevoir les livraisons - Gestion des factures : télécharger, vérifier et envoyer au coordinateur RE&FM (services publics, fournisseurs, courrier, services supplémentaires, etc.) - Coordination des activités quotidiennes des prestataires sur site, pour les bureaux et les sites de services dans la sous-région de responsabilité - Fourniture du soutien administratif nécessaire à la coordination des services opérationnels (réquisitions, factures, etc.). - Tenir à jour les calendriers d'inspection et d'entretien, en assurant le suivi de tout problème identifié - Adoption d'une approche proactive et participation active à l'amélioration, à l'élaboration ou à la mise en œuvre de processus afin d'assurer la prestation efficace des services sur tous les sites - Contact avec les clients et les autres parties prenantes et pour assurer l'alignement des attentes - Contrôle des services sous la responsabilité de RE&FM (principalement, maintenance, nettoyage, etc.) - Communication avec les bailleurs, dans le respect des directives RE&FM - Gestion des commandes mensuelles, le suivi et les rapports de tous les articles de papeterie de bureau commandés - Création de procédures administratives - Faire preuve de discrétion dans toutes les transactions et se conformer aux règles et processus internes et externes relatifs à la confidentialité et à la protection des données