Soutien administratif au directeur, l'adjoint(e) exécutif : communique et planifie des événements à tous les niveaux de l'organisation, des opérations et de l'entreprise, peut gérer et réorganiser plusieurs priorités urgentes de manière efficace et en agissant sous le stress et dans les limites de temps. Autonome, capable de travailler dans un environnement au rythme rapide et en constante évolution, avec des compétences exceptionnelles en gestion du temps et une attention aux détails. Etre proactif et être capable d'effectuer plusieurs tâches : Assister le directeur en préparant des rapports sur toutes les activités générales sur le site, localement ainsi que pour l'Europe et les États-Unis. Suivre et mettre à jour tous les KPI pertinents concernant les activités du site. Préparer et gérer des présentations internes et externes aux employés sur place et à l'équipe de direction. Définir le calendrier des rapports et des activités récurrents, délègue les tâches au nom du gestionnaire de site et tient l'équipe responsable d'assurer une excellente qualité des données et de respecter les délais impartis. Etre responsable de la planification des réunions mondiales (en personne et par téléconférence) et des conférences. Préparer et distribuer les ordres du jour, fournit des ressources, assiste aux réunions et rédige/distribue les procès-verbaux des réunions. Organiser toutes les réunions d'employés et les événements favorisant la communication et l'intégration. Présenter une approche ouverte et un style de communication manifestant de la réactivité et promouvant l'excellence et la qualité au sein de l'équipe de direction des opérations. Rechercher des améliorations des processus existants et proposer des solutions pour assurer un confort optimal et une efficacité du temps pour le superviseur direct et l'équipe de direction des opérations. Gérer le budget et les dépenses du département. Traiter les factures et les rapports de frais de déplacement à l'aide des outils du système interne.