Rôle : Assurer la coordination administrative des 12 établissements Petite Enfance : 11 structures multi accueils, 1 crèche familiale, RPE, LAEP, PRE en lien avec la coordination technique. Assurer le management d'une équipe d'assistantes administratives. Enjeux : Gérer les missions administratives et financières du pôle Grandir ensemble, assurer un fonctionnement optimal des services . MISSIONS : Suivi des Ressources humaines : - Recruter, former, encadrer, animer l'équipe d'assistantes administratives. - Former les nouvelles directrices aux tâches administratives. - Etablir les statistiques de suivi de la direction (recrutements, départs, absences, remplacements) Suivi de l'activité - Superviser les statistiques et l'activité des établissements et services, les analyser et proposer si besoin des mesures d'amélioration - Être en alerte des évolutions réglementaires et techniques et s'assurer de leurs mises en application - Faciliter les relations, l'utilisation des outils, l'utilisation et l'actualisation des logiciels - Suivre l'application des dispositifs contractuels et transmettre les éléments définis en temps utile - Superviser les inscriptions, assurer l'organisation des commissions d'attribution et leur suivi - Accueillir les familles dont la situation est complexe Suivi administratif - Rédiger (courriers, compte rendus, bilans, délibérations, décisions, des conventions, appels à projets) les transmettre, assurer éventuellement leur présentation en conseil, leur mise en application, leur renouvellement potentiel - Assurer la mise à jour des données, des documents, des procédures -Transmettre aux services compétents les demandes de travaux en lien avec la coordinatrice technique - Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés, suivre le bon fonctionnement des marchés dans leur durée de vie - Rédiger , transmettre et suivre les conventions après leur approbation au conseil d'administration Suivi financier - Etablir le budget des dépenses / recettes du pôle par structure - Suivre les dépenses - Transmettre des éléments aux partenaires financiers de service : CAF, MSA, SNCF, SRIAS etc - Répondre à leurs demandes tout au long de l'année, les rencontrer régulièrement - Anticiper les recettes prévisionnelles et en assurer le suivi - Garantir que les engagements pris auprès de la CAF et des partenaires soient tenus et respectés - Assurer le bon fonctionnement des contrôles réalisés par la CAF - Proposer des améliorations des procédures et des relations partenariales avec les financeurs Technicité du poste : Avoir une bonne connaissance du service Petite Enfance afin de répondre efficacement aux demandes des familles et du personnel Maîtriser l'outil informatique : Excel, World, les logiciels métier Axel Net, Sedit finance Savoir rédiger sans faute Exploiter les statistiques propres à l'activité du service Formation et expérience demandées: Formation et/ou compétences indispensables : Formation administrative. Connaissance approfondie du service Petite Enfance, du Programme de Réussite Educative Capacités liées à l'emploi (relationnelle/personnelles) : Savoir s'organiser et organiser le travail des Assistantes administratives en mettant en place des outils facilitant l'exécution de leur mission.