L'assistant urbanisme a pour mission d'apporter un soutien administratif et pré-opérationnel à l'équipe sur diverses tâches relatives aux dossiers urbanisme. MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES : MISSIONS PRE-OPERATIONELLES -Vérifier la complétude des dossiers à transmettre aux chargés d'urbanisme et compléter les dossiers pour la réalisation des PC en contactant le service commercial ou les clients - Attribuer sur Wrike avec le Responsable du service les dossiers aux Chargés d'affaires urbanisme selon les régions - Accompagner le Chargé d'affaires urbanisme dans la constitution des dossiers techniques (documents cerfa, dossier ICPE, présentation des projets aux mairies) - Préparer et suivre l'envoi et l'affichage des panneaux d'affichage PC - Préparer, organiser et animer des réunions de suivis avec les chargés d'affaires au sujet des litiges liés aux panneaux ou aux huissiers, des présentations des projets aux mairies - Organiser et programmer, en soutien des chargés d'urbanisme des réunions techniques en interne ou en externe avec des partenaires ou des instructeurs - Participer avec les chargés d'affaires à la résolution des recours / contentieux - Développer le réseau des huissiers et des imprimeurs (sourcing, fidélisation, suivi des indicateurs quantitatifs et de qualité) - Préparer, gérer et organiser la purge des permis de construire durant le délai de recours avec les prestataires externes (huissiers/HuissOnline) MISSIONS ADMINISTRATIVES - Gérer et suivre l'envoi et des impressions des dossiers PC (commandes, suivis, facturations auprès des imprimeurs) - Suivre le bon déroulement des constats et récupérer les Procès-verbaux auprès des huissiers mandatés - Gérer et suivre les Demandes d'ouverture et d'achèvement de chantier ainsi que les courriers d'informations clients - Réaliser les annexes des Baux spécifiques à l'urbanisme - Gérer et suivre les commandes et la facturation des prestataires externes via Dolibarr (architectes, dessinateurs, bureaux d'études techniques, huissiers, imprimeurs, géomètres) - Compiler, vérifier et suivre l'envoi et les impressions des éléments constitutifs des Dossiers des ouvrages exécutés (DOE) - Assurer un reporting régulier via les outils en place : tableau de bord (Wrike), suivi de planning, etc. - Assurer la gestion hebdomadaire de l'archivage des dossiers papiers commerciaux permettant d'assurer un historique et du rangement des dossiers sur le serveur - Contribuer à l'amélioration des pratiques internes de l'entreprise et de l'équipe. (logiciel, méthodes, etc.) - Gestion et suivi de l'archivage des dossiers papiers permettant d'assurer un historique des projets entre les services commerces et urbanisme. MISSIONS RELATIONNELLES PRESTATAIRES - Relancer les mairies et clients pour récupération et l'enregistrement en interne des documents administratifs relatifs au permis de construire (récépissés de dépôt PC et pièces complémentaires, et arrêtés PC, attestations, etc) - Relancer les prestataires externes (architectes, dessinateurs, bureaux d'études techniques, huissiers, imprimeurs) pour s'assurer du bon déroulement selon le planning établi en interne Cette liste n'est pas limitative. Par ailleurs, vous pourrez être affecté temporairement en cas de nécessité liée au bon fonctionnement de l'entreprise à d'autres taches COMPETENCES Détail de toutes les compétences générales attendues pour pouvoir remplir à bien les missions qui vous sont confiées. Techniques - Connaissance du domaine des permis de construire - Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office) - Maîtrise du logiciel WRIKE (procédures internes) - Notions en urbanisme règlementaire - Connaitre l'ensemble des procédures internes relatives à son poste de travail Relationnelles - Comprendre les besoins des différents interlocuteurs -Être disponible et avoir le sens de l'écoute -Savoir traiter et transmettre les informations oralement et par écrit -Savoir gérer son stress