L'Adjoint Administratif, rattaché au service des Achats et de l'Exploitation, joue un rôle clé dans la gestion administrative, budgétaire et logistique du service. Il/elle assure le suivi rigoureux des commandes, des factures et des contrats tout en contribuant à l'optimisation des processus et à la coordination avec les différents acteurs internes et externes. Missions principales 1. Gestion des commandes et des engagements o Création, modification et liquidation des commandes. o Ajustement des engagements annuels selon le "réalisé" par service. o Gestion des commandes et des stocks pour les événements organisés par la direction. 2. Suivi financier et administratif o Réception, contrôle et traitement des factures via les outils numériques (Chorus, mails, courriers). o Suivi des contrats et marchés en lien avec la facturation. o Gestion et suivi des charges rattachées. 3. Analyse et reporting o Suivi d'indicateurs mensuels de performance (KPI). o Mise à jour et suivi d'un tableau de bord pour les engagements et prévisions budgétaires 2025 o Contrôle strict du respect des budgets alloués. 4. Gestion des relations fournisseurs o Création fiches fournisseurs dans les bases de données. o Relances et suivi des fournisseurs 5. Logistique o Gestion du courrier o Coordination avec les autres services (logistique, RH, services financiers). 6. Amélioration continue o Proposition d'optimisations pour les processus administratifs, budgétaires et logistiques. Relations professionnelles Interactions régulières avec : - Le Responsable Achats et Exploitation. - Les responsables et gestionnaires administratifs des autres services. - Les fournisseurs et prestataires externes. Savoir-faire - Maîtrise avancée des outils bureautiques et informatiques (Excel, ERP, logiciels de dématérialisation tels que Chorus). - Gestion rigoureuse des budgets et des processus de facturation. - Analyse et production de tableaux de bord - Connaissances en gestion contractuelle et juridique (idéalement marchés publics). - Gestion efficace des priorités et respect des délais. Savoir-être - Organisation et gestion optimale du temps - Capacité d'adaptation notamment dans la gestion des imprévus - Sens relationnel et aptitude à travailler en équipe - Discrétion et respect de la confidentialité des données. - Polyvalence et réactivité. Qualification et expérience - Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe. - Expérience dans un poste similaire 2 à 3 ans appréciée - Connaissance des outils et processus de facturation/dématérialisation.