POUR REMPLACEMENT D'UN CONGE MATERNITÉ : CDD DE 8 MOIS POSTE A POURVOIR A PARTIR DU 12/05/2025 DESCRIPTIF DU POSTE : L'assistant administratif assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l'archivage des dossiers. Il veille à la circulation de l'information. Il réalise l'activité d'accueil ainsi que des tâches administratives d'appui et de contrôle. Par ailleurs, il assure le traitement des appels téléphoniques, l'organisation logistique des interventions et l'expédition du courrier. Il est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l'image de marque de l'entreprise, en interne comme à l'externe. MISSIONS PRINCIPALES : STANDARD TÉLÉPHONIQUE Écouter / Répondre / Direction de l'appel au bon service / Renseigner / Rappeler ou mail pour répondre Écouter la messagerie / Gérer le répondeur du téléphone (message pour congés) / Mise à jour de la sonnerie ACCUEIL : Servir le client / Renseigner et diriger au bon service / Si prêt de véhicule : copie du permis SORTIE FICHE DE SUIVI : Imprimer la fiche de suivi de chaque dossier sorti de production Faire une mise en page du bon de livraison / Vérification si manque le bon de commande (BDC) du client / intitulé du dossier à corriger si différent du BDC (cf tampon si il y a) ou à revalider avec le client. Remise des dossiers au chef d'atelier INFORMATION SUR LE STATUT DE LA COMMANDE : Savoir renseigner le client sur le statut de sa commande (en cours de production, en attente de date de pose..) Changer le statut du bon de livraison via EBP lorsque ce dernier est terminé en atelier Imprimer le bon de livraison / Informer le client (tél - mail ou sms) lorsque sa commande est prête GÉRER LES EXPÉDITIONS ET LIVRAISONS PAR TRANSPORTEUR OU PAR NOS SOINS : Informer le client / Confirmer l'adresse + contact Imprimer le bon de livraison / Imprimer les étiquettes d'expédition Suivi si problème lors de la livraison ORGANISER LE PLANNING SOUS LA DIRECTION DU CHEF D'ATELIER : A. POSES Informer le client de la date fixée par téléphone ou mail / S'assurer de la présence d'un contact (si chantier le nécessite) et valider les horaires d'ouverture ou du RDV. Imprimer le bon d'intervention à la date fixée lorsque cette dernière est validée par le client Réserver nacelle si chantier le nécessite Fournir au client les documents dont il aura besoin pour l'intervention Autorisation auprès des Mairies et si besoin DOE Après intervention : Envoi des photos + bon d'intervention au client si pas sur place B. VÉHICULE Envoi mail de confirmation et programmation des SMS de rappel CLASSEMENT ALPHABÉTIQUE / INFORMATIQUE : Dossiers clients / Dossiers Mairie client / Photos d'intervention et véhicules SUIVI DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS : Mise à jour annuelle et/ou prise de RDV : Document unique / Maintenance du parc machines (Zund, banc de scie) / Maintenance climatisation, harnais, extincteur Suivi mensuel des véhicules de l'entreprise : impression et remise à la personne responsable de son véhicule d'une fiche de suivi Mise à jour des contrôles techniques / révisions des véhicules : prise de RDV Mise à jour des trousses de secours / défibrillateur Suivi des différentes formations du personnel : Initiale / recyclage Mise à jour du Qualif'Enseigne COMMANDE DE FOURNITURES : Cartons / Café / Nécessaire bureautique / Bordure trottoir + béton / Bois.selon les besoins.