AC2M Menuiserie, recherche son/sa assistant polyvalent MISSIONS PRINCIPALES 1. Gestion comptable et administrative - Assurer la gestion des factures clients et fournisseurs (émission, réception, contrôle, suivi, relance et traitement) et des autres pièces et éléments comptables - Tenir à jour les obligations financières et fiscales de l'entreprise. - Coordonner les opérations avec l'expert-comptable et les institutions bancaires. - Gérer les notes de frais et assurer le suivi des demandes administratives. - Archiver et classer des documents administratifs et commerciaux. - Mettre à jour les tableaux de bord comptables et proposer des optimisations financières. 2. Suivi des ventes et gestion des devis - Envoyer et suivre les devis en coordination avec le bureau d'étude et la direction. - Relancer les clients pour assurer la validation des devis et le suivi des modifications. - Coordonner la rédaction des devis en collaboration avec les fournisseurs et suivre les propositions. - Après quelques semaines, réaliser certains devis 3. Coordination et suivi des opérations - Gérer les stocks de matières premières : inventaire et réapprovisionnement - Suivre la maintenance technique et sécuritaire des équipements. - Organiser et mettre à jour les tableaux de bord opérationnels. 4. Gestion commerciale et prospection - Gérer les contacts entrants (téléphone, email, visites) et assurer une première qualification des besoins clients. - Coordonner les rendez-vous commerciaux et suivre leur avancement. - Participer à la mise en place et au suivi des actions marketing (prospectus, campagnes, présence en ligne). - Assurer la gestion et le suivi des relations avec les partenaires et architectes. - Participer à l'élaboration de supports commerciaux et assurer leur diffusion. 5. Gestion des ressources humaines - Au travers du logiciel RH/Paie (Silae), suivre les heures de travail, les éléments variables de paie et assurer la liaison avec les administrations et le prestataire RH/Paie. - Mettre à jour les obligations légales et les registres du personnel (entrées/sorties, congés, visites médicales). - Coordonner les stages et apprentissages (recrutement, suivi des contrats, relation avec les écoles). 6. Services généraux - Réceptionner et envoyer le courrier. - Gérer les fournitures et achats diverses. - Assurer le suivi et le contrôle des conditions de propreté et d'organisation interne. - Proposer des améliorations pour optimiser les processus internes. COMPÉTENCES REQUISES Compétences techniques : - Solides connaissances en comptabilité, gestion administrative et administration des ventes. - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, ERP, logiciels de gestion commerciale et comptable). - Capacité à suivre et analyser les indicateurs de performance. - Connaissance des processus de facturation et de gestion des devis. Compétences organisationnelles : - Rigueur et sens du détail. - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, ses priorités et respect des délais. - Proactivité. Compétences relationnelles : - Bon relationnel et esprit d'équipe. - Sens du service client et capacité de communication. - Discrétion et confidentialité.