Gérer la correspondance (lettres) arrivée/départ du Projet : diffusion et classement dans la base Gérer les comptes-rendus de réunions, les weekly et monthly reports : numérotation, enregistrements dans la base GAIA du projet, obtention des signatures, émission et classement dans la base Organiser les réunions (accueil visiteurs, réservations des salles de réunions, pauses café, accès Wifi, etc.) Organiser les voyages dans l'outil Voyages spécifique Gérer la logistique (Service Généraux, déménagements, etc.) Mettre à jour les différents tableaux de bord (liste téléphonique, congés, etc.) Gérer les accès aux différents outils Projet Participer à l'organisation des évènements Assurer les diverses tâches déléguées par la Lead Assistante Gérer les diverses correspondances et documents : Client, Sous-traitants, etc. (préparation/rédaction des lettres, signatures, envois selon les procédures du projet, etc.) Gérer les courriers et comptes-rendus de réunions émis par les personnes de l'équipe Procurement (mises en forme des comptes-rendus, envois pour signature, diffusions selon les procédures du projet Tenir à jour des tableaux de suivi (correspondances, commandes.) Réceptionner et diffuser les offres et les commandes Assurer l'interface avec les intervenants externes et internes COMPETENCES REQUISES Anglais et Français Bilingue (lu/écrit/parlé) Maîtrise du Pack Office Microsoft Organisation, rigueur et respect des règles et de la confidentialité Aptitude au travail en équipe avec adaptabilité et flexibilité Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct