Les ESMS (Etablissement et Services Médico-sociaux) accompagnent des personnes en situation de handicap. Elle est composée de plusieurs établissements et services (Etablissement médicalisé, Accompagnement social et Insertion Professionnelle). La population accompagnée est atteinte de troubles psychiques. MISSIONS - ACTIVITES Nous recherchons un ou une secrétaire médicale pour rejoindre notre équipe. Vous serez un acteur dans la gestion administrative de notre structure, contribuant à la bonne tenue de l'organisation des tâches administratives. Ce poste requiert une grande rigueur, une bonne maîtrise des outils bureautiques. Activités principales : - Accueillir, orienter et informer, en face à face ou au téléphone, les personnes accueillies et leur entourage - Renseigner les différents professionnels internes et externes - Participer à l'organisation et au suivi du dossier administratif de la personne accueillie - Participer à la mise en œuvre du projet d'entrée et de sortie de la personne accueillie (soutien des démarches engagées par les intervenants, prise de RDV et suivi, transport de la personne accueillie..) - Participer à la collecte, à la codification et transmission des actes médicaux - Mettre en œuvre le planning de la personne accueillie en coordination avec les différents professionnels liés à sa prise en charge médicale - Élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, des documents et des comptes-rendus de réunions - Assurer l'ouverture, la diffusion et l'envoi des courriers, relatif à son activité - Assurer la préparation et le suivi de dossiers courants et spécialisés - Contribuer au développement de la qualité et de la gestion des risques COMPETENCES Savoirs : - Maîtriser les logiciels bureautiques standards et de reconnaissance vocale - Connaître et utiliser : - le système d'information, les outils de recueil d'informations médicales - les nouveaux supports de transmission de l'information - la législation applicable à son activité - Connaître et respecter le fonctionnement de l'établissement (organisation, instances, tutelles...) - Connaître et appliquer les règles de sécurité informatique et la charte graphique - Connaître et respecter les règles de confidentialité liées à son activité Savoir faire : - Collecter et organiser de manière cohérente les informations relatives à la personne prise en charge - Prendre des notes rapidement - Concevoir des documents types et automatiser des tâches bureautiques simples - Filtrer et orienter vers le bon interlocuteur les appels et demandes téléphoniques internes et externes - Mettre en œuvre les actions de prévention du risque lié à l'identité de la personne accueillie selon les procédures établies - Organiser et prioriser ses activités en tenant compte des délais et des échéances - Proposer et mettre en œuvre une organisation standard permettant à une autre secrétaire de suivre les dossiers - Réaliser des recherches documentaires dans son domaine de compétences - Présenter des documents de manière adaptée à leur usage - S'adapter à des évolutions fréquentes de situations de travail et de technologies - Appliquer les règles d'exploitation du PMSI et des autres systèmes de recueil de données Savoir être : - S'exprimer clairement et adapter son discours à des interlocuteurs variés - Contribuer au renforcement de la complémentarité entre les unités en travaillant en coordination avec les autres secteurs d'activité - Se rendre disponible et attentive aux demandes de son interlocuteur, les analyser et le cas échéant les reformuler, rendre compte de ces demandes - Renseigner ses interlocuteurs - Travailler en équipes pluridisciplinaires, assurer et situer son rôle et ses limites dans l'équipe pluridisciplinaire et contribuer au projet commun en respectant les rôles et contributions des autres membres de l'équipe.