Poste à pourvoir au sein d'une association de 1 200 adhérents. Un accueil des publics est organisé chaque jour du lundi au vendredi de 9h à 12h00 et de 14h00 à 18h30 et certains week-ends pour les manifestations. Nous sommes situés à Yutz. Nous cherchons un ou une assistante de direction qui saura traiter avec priorité, les opérations de gestion administratives et financières courantes pour nos publics et nos activités. Vous serez un appui incontournable à la direction pour le lien avec les équipes, appuyer aux prises de décisions stratégiques et plus courantes ainsi que pour les représentations. Au delà de l'aspect gestion, vous aurez le plaisir de rencontrer chaque jour les adhérents de tout âge et participer à des animations culturelles en équipe. Vous intègrerez une équipe composée de 15 de salariés dont 6 personnels permanents et d'une cinquantaine de bénévoles. Un binôme est formé avec une secrétaire d'accueil à temps partiel pour les suivis administratifs et financiers des adhérents. Parce qu'il est important pour nous d'assurer l'intégration de chaque personne dans leur nouvel environnement de travail, un accompagnement aux procédures internes et à la cohésion est prévu avec une personne référente en plus de l'aide des collègues et de la direction. Missions : Assurer la tenue du standard téléphonique et l'accueil physique (gestion de plusieurs lignes, accueil d'entreprises etc) Enregistrer, traiter et classer les paiements par chèques, en espèces et en carte bleue, aux différentes activités aux heures d'ouverture Inscrire les participants aux activités et être à jour des adhésions et licences (excel et logiciel) Tenir à jour la facturation, préparer et suivre les paiements, devis etc Préparer, enregistrer sur excel et classer les pièces comptables avec leur imputation et les relevés bancaires (cabinet comptable extérieur) Assurer quotidiennement le suivi de toutes les caisses et assurer les remises de chèques et d'espèces en banque Tenir à jour les bilans financiers des manifestations Tenir à jour l'état des stocks et les besoins en approvisionnement Assurer la protection des données des publics Appliquer les conditions d'exécution de tous contrats ou convention passées avec la MJC et faire valider les demandes de modifications éventuelles Participer à la rédaction des dossiers de demande et bilan de subvention (Mairie, CAF, conseil départemental.) Veiller au bon classement et à l'archivage des documents en tout genre Préparer et suivre les différents contrats d'assurance en cours ou à venir Rédiger des courriers de toute nature Suivre et rédiger et transmettre les déclarations d'autorisation d'activité de la MJC : SDJES, Agrément, SACEM, SPRE, obligations d'affichage, vidéo télésurveillance. Assurer la rédaction des supports administratifs et financiers des manifestations (courriers, caisse billetterie, devis et facturation, inscription... ) Collaborer avec les équipes mobilisées pour le suivi de l'organisation des manifestations Participer à la préparation des centres et séjours tels que les ALSH et classes de neige (préparation des listes, devis et suivi facturation) Participer à l'accueil des artistes et/ou du public sur des évènements Tenir à jour les éléments de pointage du personnel et préparer les éléments des salaires (planning, congés, maladie etc) Effectuer les déclarations préalables à l'embauche et préparer certains contrats Effectuer les déclaration GUSO et assurer le paiement aux intervenants Suivre l'exécution des contrats de mutuelle et prévoyance des salariés ainsi que la médecine du travail Convoquer et participer à la préparation des différentes instances : Bureau - CA - AG (logistique, supports administratif, dossier d'information.) Veiller à la réglementation en vigueur et assister la direction pour son agenda et les affaires courantes