Le poste Sous la responsabilité du Chef de service, le secrétaire médico-social réalise des opérations de gestion d'information, de traitement de données, d'organisation pratique, nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement et à ses relations internes et externes. Il intervient au sein de l'équipe du SAMSAH des Invités au Festin, dont la mission générale est d'aider les personnes qu'il accueille à développer leur autonomie et leur insertion sociale afin de réaliser au mieux leur projet de vie. Elle est constituée de deux travailleurs sociaux, deux aides-soignants, une AMP, trois infirmiers, une psychologue, une psychomotricienne, un médecin psychiatre, une secrétaire médicale et d'une cheffe de service Activités principales Accueil-intégration - Assurer par roulement avec les membres de l'équipe, l'accueil physique et téléphonique du service : accueillir, orienter et renseigner les personnes en souffrance psychique accompagnées. - Réceptionner, via l'outil dédié (Viatrajectoire) les demandes d'admission au service et à ce titre, être le premier interlocuteur des personnes accueillies. Veiller à apporter une réponse adaptée à toutes les demandes, même si elles doivent être refusées. - Constituer les pièces et dossiers permettant l'admission des personnes, puis les leur remettre au moment de leur accueil avec les explications nécessaires. Secrétariat - Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier entrant et sortant. - Être garant du bon classement et du bon archivage des dossiers des participants, en version papier et numérique. - Gérer les approvisionnements en fournitures administratives et médicales, surveiller les stocks de fournitures médicales et passer des commandes. - S'assurer du bon fonctionnement des locaux et des véhicules, suivre les travaux et interventions si besoin. - Contribuer à l'amélioration des procédures administratives au sein de l'établissement. Suivi d'activité - Remplir et tenir à jour les différents tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité du service. Pour cela extraire de l'outil métier (Médiateam), et récupérer si besoin auprès des collègues, les données jugées pertinentes. - Mettre à jour les outils de travail nécessaires au bon fonctionnement du service (PAI notamment). - Rendre compte au Chef de service de l'état de ces fichiers et de la progression du travail à fréquence régulière. Travail en équipe En tant que membre de l'équipe, le secrétaire participe aux temps de travail institutionnels en vue d'apporter sa contribution personnelle au travail d'équipe en lui faisant part de ses actions, observations et réflexions. Il contribue à la formation de stagiaires et à l'intégration de nouveaux collègues. Profil recherché - Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, titre pro) en secrétariat ou gestion administrative - Intérêt et expérience auprès du public et bonne connaissance du secteur d'activité - Faire preuve de rigueur et de précision - Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Capacité d'observation et de repérage des situations à risque, et restitution à l'équipe - Réelle capacité de travail en équipe, en collaboration avec les autres professionnels de santé et du social - Aptitudes relationnelles : écoute, prise de responsabilité, gestion du stress, réassurance - Discrétion professionnelle, respect de la déontologie et de l'éthique - Bonne maitrise de l'outil bureautique (Pack Office) / internet - indispensable Conditions d'emploi Le salarié travaille en étroite collaboration avec le Chef de service à qui il rend régulièrement compte de ses activités. CDI à temps partiel, 21 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours (pas de travail le mercredi). Poste basé à Besançon : 6B, Boulevard Diderot.